A informação é agora o oxigênio para as empresas — grandes e pequenas. As empresas orientadas por dados provaram ser bem-sucedidas quando alinham suas estratégias às necessidades do mercado. Eles devem saber o que seus clientes querem e exigem, e fornecê-lo. Eles também podem abordar clientes em potencial em seu mercado-alvo que estejam interessados em seus produtos ou serviços, graças às informações detalhadas que coletam e analisam de perto.
Todas as empresas lidam com grandes volumes de informação que coletam, geram ou armazenam ao longo de sua vida útil e conforme crescem. Como as informações são um elemento crítico que aumenta a produtividade e a lucratividade de um negócio, é necessário gerenciá-las corretamente.
Uma empresa coleta, cria, classifica e arquiva dados e depois os exclui quando se torna obsoleto. Portanto, o ILM (Information Lifecycle Management, gerenciamento do ciclo de vida das informações) é uma parte essencial de qualquer negócio que cresça e evolua constantemente.
O ILM (uma forma de gerenciamento do ciclo de vida de dados) é uma prática recomendada para gerenciar dados de negócios ao longo de seu ciclo de vida. Essas soluções podem melhorar o desempenho dos aplicativos corporativos e reduzir os custos de infraestrutura. Eles também podem fornecer estruturas de risco, conformidade e governança para dados empresariais.
Portanto, as organizações podem otimizar sua infraestrutura usando o ILM com uma estratégia hierárquica de gerenciamento de dados corporativos ao mesmo tempo em que estabelecem uma estrutura de controle para governança e conformidade de dados.
Os analistas do setor apontam que muitos dos dados em que as empresas confiam não são atuais. Com o valor dos dados diminuindo drasticamente ao longo do tempo, é necessário estabelecer o gerenciamento do ciclo de vida da tecnologia da informação. Isso garantiria que apenas os dados atuais e ativos consome valiosos recursos de computação, processamento e armazenamento de nível um e que a política de conformidade regesse todos os dados ao longo de seu ciclo de vida.
A gestão do ciclo de vida da informação (ILM) refere-se à supervisão de dados (informação) desde a criação até a aposentadoria para otimizar sua utilidade e reduzir seus custos. Ele também visa minimizar a conformidade e os riscos legais que os dados apresentam.
O ILM ajuda a alinhar as informações com os requisitos comerciais através de níveis de serviço e políticas de gerenciamento associadas a metadados, dados e aplicações.
As empresas devem gerenciar informações e dados durante todo o seu ciclo de vida. O ILM começa quando eles criam ou recebem o registro e mais tarde cobre seu uso, manutenção, armazenamento e recuperação. No estágio final, a informação é descartada, destruída ou permanentemente retida de acordo com o cronograma de retenção de registros estabelecido.
Além disso, as organizações devem gerenciar todas as informações com a proteção e segurança adequadas, especialmente para informações pessoais e confidenciais. As melhores práticas de gerenciamento do ciclo de vida da informação envolvem otimização do armazenamento mais estratégias para melhorar a qualidade, utilidade e segurança dos dados.
O ILM tem várias características definidoras:
Centrado nos negócios: As empresas devem integrar a ILM em seus principais processos, iniciativas e aplicações para atender o crescimento atual e futuro e à demanda em informação.
Gerenciado centralmente: as empresas devem colocar seus ativos de informações sob sua estratégia de ILM.
Baseado em políticas: As empresas devem implementar uma política de gestão do ciclo de vida da informação que englobe todos os seus processos, aplicações e recursos.
Otimizado: a estratégia de gerenciamento do ciclo de vida das informações deve considerar os diferentes requisitos de armazenamento de dados e alocar recursos com base no valor dos dados de negócios.
Heterogêneas: estratégias de ILM devem considerar todos os tipos de sistemas operacionais e plataformas de armazenamento disponíveis.
O ciclo de vida do gerenciamento de informações começa bem antes do início da empresa ou da organização. Antes de começar, uma empresa ou organização realiza pesquisas de mercado que envolve a coleta de grandes quantidades de informações para tomar decisões críticas. Estas incluem o produto ou serviço em que se concentrar (produzir, distribuir ou administrar), o cliente ou segmento de mercado em que se concentrar, a colocação adequada, o preço e a concorrência existente.
Quando o negócio eventualmente inicia suas operações, ele começa a criar e coletar informações que ele usa ainda mais para ajustar seus processos e procedimentos. Em seguida, ele classifica e armazena as informações criadas e gerenciadas de modo que é recuperável quando necessário.
Conforme a empresa amadurece, ela arquiva as informações mais antigas e exclui dados obsoletos. Ele também protege os dados armazenados para garantir que apenas pessoas autorizadas possam acessá-los. Portanto, as empresas analisam e avaliam continuamente os dados para usá-los na formação de estratégias e processos decisórios.
A política de gerenciamento do ciclo de vida da informação consiste no armazenamento de dados abrangentes e políticas de informação direcionando os processos de gerenciamento. As metas e os drivers de negócios ditam políticas de ILM, de modo que geralmente se vinculam a uma estrutura de gerenciamento do ciclo de vida das informações de gerenciamento e governança de TI em geral, processos de controle de alterações, SLAs (Service Level Agreements, contratos de nível de serviço) e tempos de disponibilidade e recuperação do sistema.
Gerenciar dados é uma tarefa desafiadora, mas há metas específicas que uma empresa precisa considerar. Eles formam a base pela qual ele consegue fluxo de informações desimpedido e simplificado. Os principais objetivos do ILM são:
Segurança e Confidencialidade de Dados: O enorme volume de dados existentes significa uma quantidade igualmente elevada de riscos e ameaças. Hoje, os dados são quase a nova moeda do mundo digital, por isso sua segurança é altamente essencial para qualquer indivíduo e organização. Assim, é necessário proteger a segurança dos dados, impedir o acesso de usuários não autorizados de terceiros e protegê-los contra malware ou corrupção.
Disponibilidade: Como os dados são a força motriz do mundo digital, faz sentido garantir que eles estejam prontamente disponíveis quando necessário. A falta de disponibilidade resulta em falhas em cascata de processos dependentes de informações de processos anteriores, tornando os dados um dos principais objetivos do ILM.
Integridade: Os dados são usados em operações diárias, tornando-os sujeitos a várias revisões e edições para cada instância de uso. Além disso, há uma maior implementação de tecnologias centradas em dados, como computação em nuvem, computação de borda ou Internet das coisas (IoT). Portanto, a integridade dos dados é necessária para garantir que as informações corretas estejam disponíveis para todos os usuários e todas as alterações feitas refletem em todas as instâncias.
A criação de uma estratégia de ILM pode ajudar as empresas a determinar como tratar seus dados, informações e mídias de armazenamento ou alavancar a proteção por níveis.
Dar um passo atrás: Se algo acontece com dados, informações e aplicações comerciais, as empresas não podem voltar atrás no tempo para fazer correções ou encontrar e acessar esses registros sem um backup no local. Daí a necessidade de ter uma estratégia de proteção do ciclo de vida da informação para gerenciar e coordenar os vários ciclos de vida na estrutura de gerenciamento do ciclo de vida dos dados e da informação.
Considerando o Futuro e o Passado: Os dados permanecem ativos a partir de uma perspectiva de leitura durante diferentes intervalos ou em uma base sustentada. As empresas produzem constantemente novos dados, metadados, cópias e cópias de cópias. Assim, ao entender que os dados básicos permanecem estáticos e imutáveis, as empresas obtêm informações sobre como protegê-los no futuro — por exemplo, salvaguardando dados estáticos com frequência.
Concentrando-se no Essencial: As empresas conhecem as semelhanças e diferenças entre seus dados, informações e armazenamento de mídia, além de sua ILM associada e proteção por níveis. Assim, elas podem desbloquear valor e remover a complexidade e os altos custos para sustentar o crescimento. Para isso, elas começam revisando seu gerenciamento de informações juntamente com seus meios de armazenamento, backup e ciclos de vida correspondentes.
A definição de gerenciamento do ciclo de vida da informação dada acima mostra que a ILM é crítica para negócios centrados em dados, como bancos, telecomunicações ou seguros. Abaixo estão vários outros motivos para implementar uma política de gerenciamento do ciclo de vida das informações:
A conformidade federal e estadual é obrigatória para todas as empresas. Só é possível quando os dados de negócios são bem-gerenciados. Por exemplo, o setor bancário exige que todas as empresas mantenham as informações de seus clientes seguras. Eles também retêm informações como detalhes da transação, dados de segurança social e informações de contato.
Portanto, eles precisam validar, atualizar e manter as informações para manter o controle dos clientes atuais e antigos. Do mesmo modo, devem também preservar os dados relacionados com os impostos e apresentar regularmente junto das autoridades competentes. O ILM garante que as empresas atualizem suas informações periodicamente e arquivem no formato correto a tempo.
(Confira estes regulamentos de conformidade para saber mais: GDPR, CCPA, CPRA, PCI, FedRAMP)
As empresas que enfrentam ações legais regularmente iniciadas por fornecedores ou clientes precisam analisar suas informações de banco de dados. Metadados poderiam oferecer-lhes informações suficientes sobre por que eles enfrentam ações legais e permitir-lhes fazer correções. Os dados também podem ajudar as empresas a fornecer provas suficientes para combater as ações legais contra eles.
Só é possível otimizar processos depois que seu desempenho é quantificado e comparado com o plano. Acompanhar os processos relacionados, em última análise, permite que a empresa entenda o tempo necessário para concluir tarefas e medir as taxas de sucesso ou fracasso.
Para uma empresa de comércio eletrônico, por exemplo, o tempo que os clientes gastam no site, o volume de transações concluídas ou o tempo gasto por transação fornecem informações valiosas que permitem ao proprietário otimizar o desempenho do site.
As empresas que podem recuperar rapidamente os detalhes do cliente de seu número de telefone são um impulso de confiança aos olhos dos clientes. Eles podem resolver as consultas dos clientes rapidamente e melhorar seu atendimento ao cliente e sua satisfação. Por sua vez, isso cria lealdade à marca e boas críticas que atraem novos negócios.
Indústrias diferentes geralmente têm estágios diferentes de gestão do ciclo de vida das informações. No entanto, é possível classificá-los nas seguintes fases amplas:
O gerenciamento de registros é uma parte crítica da estratégia geral de ILM. Ele garante a disponibilidade e autenticidade dos registros ao longo do tempo para ajudar as empresas a alcançar sua missão e tomar decisões. Ele também ajuda a garantir a conformidade com os regulamentos do setor e as leis governamentais.
As políticas de gerenciamento de registros estão no centro do gerenciamento de registros — política de ciclo de vida das informações. Eles definem quais informações e dados as empresas mantêm como registros. Essas políticas também definem os procedimentos para o gerenciamento de registros, os períodos de retenção e a destruição segura.
Os benefícios do gerenciamento do ciclo de vida das informações variam de negócios para negócios. Do atendimento ao cliente ao gerenciamento de conteúdo, as informações são agora a força motriz que ajuda as empresas a sobreviver e ter sucesso em um mercado altamente competitivo.
A implementação do gerenciamento do ciclo de vida das informações transforma o gerenciamento de dados e traz benefícios significativos às empresas por meio da simplificação e consolidação de recursos e sistemas de tecnologia da informação. Ele também ajuda a reduzir o crescimento das informações armazenadas e suporta investimentos no gerenciamento do ciclo de vida das informações corporativas para produzir aumentos aparentes em recursos específicos de negócios.
Abaixo estão os benefícios essenciais do gerenciamento do ciclo de vida das informações:
Risco reduzido: o ILM reduz as informações expiradas e desnecessárias e facilita a descoberta e o gerenciamento de seus dados. A redução do volume de informações não essenciais diminui o risco de perda de dados, vazamentos e a descoberta de conteúdo desfavorável. Além disso, as empresas que sabem onde encontrar informações armazenadas eletronicamente (ESI) reduzem a chance de perder dados críticos ao pesquisar.
Gerenciamento de conteúdo: o ILM permite que as empresas gerenciem seu conteúdo do ponto de criação ou coleta até o armazenamento, descarte ou aposentadoria.
Serviço aperfeiçoado: eDiscovery, o gerenciamento e arquivamento de registros pode deixar de ser uma distração que drena a TI e a legislação. Negócios e jurídicos podem focar mais tempo e esforço no atendimento aos clientes e na execução de estratégias de negócios e menos em solicitações de eDiscovery e de gerenciamento de informações.
Economia de custos: As empresas podem reduzir os custos de armazenamento, retenção legal e eDiscovery usando melhores soluções de gerenciamento do ciclo de vida da informação. Reduzir os “resíduos digitais” diminui o escopo geral de pesquisa de uma empresa, melhorando as chances de encontrar informações prontamente. Além disso, reduzir a duplicação e os dados sem valor agregado afeta diretamente os custos de descoberta.
Acesso mais rápido às informações: A categorização dos dados criados, coletados ou armazenados no ILM dá ao negócio um acesso mais rápido às informações.
Governança mais eficaz: o gerenciamento do ciclo de vida das informações pode introduzir controles de gerenciamento que beneficiam a empresa. O ILM também pode trazer o bônus de melhorar o gerenciamento de informações para todo o negócio.
De modo curioso, independentemente do setor, a gestão do ciclo de vida da informação permanece semelhante - desde varejistas on-line até empresas bancárias, de telecomunicações ou de seguros. As informações devem passar por etapas de gerenciamento do ciclo de vida da informação em algum momento.
As empresas iniciam seu ILM coletando dados de mercado para determinar a viabilidade e entender a concorrência. Em seguida, eles usam ferramentas de gerenciamento do ciclo de vida das informações para gerar e coletar informações que classificam e armazenam por vários motivos. Mais tarde, eles usam ferramentas de business intelligence para análise de processos e ajuste fino.
As empresas dependem muito das informações que coletam, criam, analisam e armazenam. Portanto, elas devem dar destaque à segurança dos dados para proteger seus ativos de informação e interesses.' Elas também usam o gerenciamento de registros para arquivar e descartar informações para economizar espaço de armazenamento e minimizar os custos associados.
A linha inferior é que, quanto mais inovadoras as empresas alcançarem seu gerenciamento do ciclo de vida das informações, mais elas se beneficiam com isso.
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