O Guia Abrangente para o Gerenciamento do Ciclo de Vida das Informações

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A informação é agora o oxigênio para as empresas — grandes e pequenas. As empresas orientadas por dados provaram ser bem-sucedidas quando alinham suas estratégias às necessidades do mercado. Eles devem saber o que seus clientes querem e exigem, e fornecê-lo. Eles também podem abordar clientes em potencial em seu mercado-alvo que estejam interessados em seus produtos ou serviços, graças às informações detalhadas que coletam e analisam de perto.

 

Todas as empresas lidam com vastos volumes de informações que coletam, geram ou armazenam ao longo de sua vida e à medida que crescem. Como as informações são um elemento crítico que aumenta a produtividade e a lucratividade de um negócio, é necessário gerenciá-las corretamente.

 

Uma empresa coleta, cria, classifica e arquiva dados e depois os exclui quando se torna obsoleto. Portanto, o ILM (Information Lifecycle Management, gerenciamento do ciclo de vida das informações) é uma parte essencial de qualquer negócio que cresça e evolua constantemente.

 

O ILM (uma forma de gerenciamento do ciclo de vida de dados) é uma prática recomendada para gerenciar dados de negócios ao longo de seu ciclo de vida. Essas soluções podem melhorar o desempenho dos aplicativos corporativos e reduzir os custos de infraestrutura. Eles também podem fornecer estruturas de risco, conformidade e governança para dados corporativos.

 

Portanto, as organizações podem otimizar sua infraestrutura usando o ILM com uma estratégia hierárquica de gerenciamento de dados corporativos ao mesmo tempo em que estabelecem uma estrutura de controle para governança e conformidade de dados.

 

Os analistas do setor apontam que muitos dos dados em que as empresas confiam não são atuais. Com o valor dos dados diminuindo drasticamente ao longo do tempo, é necessário estabelecer o gerenciamento do ciclo de vida da tecnologia da informação. Isso garantiria que apenas os dados atuais e ativos consome valiosos recursos de computação, processamento e armazenamento de nível um e que a política de conformidade regesse todos os dados ao longo de seu ciclo de vida.

 

O que é o Gerenciamento do Ciclo de Vida das Informações?

 

O ILM (Information Lifecycle Management, gerenciamento do ciclo de vida das informações) refere-se a supervisionar dados (informações) desde a criação até a retirada para otimizar sua utilidade e reduzir seus custos. Ele também visa minimizar a conformidade e os riscos legais que os dados apresentam.

 

O ILM ajuda a alinhar as informações com os requisitos de negócios por meio de níveis de serviço e políticas de gerenciamento associados a metadados, dados e aplicativos.

 

As empresas devem gerenciar informações e dados durante todo o seu ciclo de vida. O ILM começa quando ele cria ou recebe o registro e, posteriormente, cobre seu uso, manutenção, armazenamento e recuperação. Na fase final, a informação é eliminada, destruída ou mantida permanentemente de acordo com o cronograma de retenção de registros estabelecido.

 

Além disso, as organizações devem gerenciar todas as informações com a proteção e segurança adequadas, especialmente para informações pessoais e confidenciais. As práticas recomendadas de gerenciamento do ciclo de vida das informações envolvem otimização do armazenamento, além de estratégias para melhorar a qualidade, a utilidade e a segurança dos dados.

 

Características do gerenciamento do ciclo de vida das informações

 

O ILM tem várias características definidoras:

 

  • Centrado nos negócios: as empresas devem integrar o ILM aos seus principais processos, iniciativas e aplicativos para atender ao crescimento atual e futuro e à demanda de informações.

  • Gerenciado centralmente: as empresas devem colocar seus ativos de informações sob sua estratégia de ILM.

  • Baseado em políticas: as empresas devem implementar uma política de gerenciamento do ciclo de vida das informações que engloba todos os seus processos, aplicativos e recursos.

  • Otimizado: a estratégia de gerenciamento do ciclo de vida das informações deve considerar os diferentes requisitos de armazenamento de dados e alocar recursos com base no valor dos dados de negócios.

  • Heterogêneas: estratégias de ILM devem considerar todos os tipos de sistemas operacionais e plataformas de armazenamento disponíveis.

     

Processo de gerenciamento do ciclo de vida das informações

 

O ciclo de vida do gerenciamento de informações começa bem antes do início da empresa ou da organização. Antes de começar, uma empresa ou organização realiza pesquisas de mercado que envolve a coleta de grandes quantidades de informações para tomar decisões críticas. Estes incluem o produto ou serviço no qual se concentrar (produzir, distribuir ou gerenciar), o cliente ou segmento de mercado para se concentrar, colocação adequada, preços e a concorrência existente.

 

Quando o negócio eventualmente inicia suas operações, ele começa a criar e coletar informações que ele usa ainda mais para ajustar seus processos e procedimentos. Em seguida, ele classifica e armazena as informações criadas e gerenciadas de modo que é recuperável quando necessário.

 

Conforme a empresa amadurece, ela arquiva as informações mais antigas e exclui dados obsoletos. Ele também protege os dados armazenados para garantir que apenas pessoas autorizadas possam acessá-los. Portanto, as empresas analisam e avaliam continuamente os dados para usá-los na formação de estratégias e processos decisórios.

 

Política de gerenciamento do ciclo de vida das informações

 

A política de gerenciamento do ciclo de vida das informações consiste no armazenamento de dados abrangente e nas políticas de informações que impulsionam os processos de gerenciamento. As metas e os drivers de negócios ditam políticas de ILM, de modo que geralmente se vinculam a uma estrutura de gerenciamento do ciclo de vida das informações de gerenciamento e governança de TI em geral, processos de controle de alterações, SLAs (Service Level Agreements, contratos de nível de serviço) e tempos de disponibilidade e recuperação do sistema.

 

Metas de gerenciamento do ciclo de vida das informações

 

Gerenciar dados é uma tarefa desafiadora, mas há metas específicas que uma empresa precisa considerar. Eles formam a base pela qual ele consegue fluxo de informações desimpedido e simplificado. Os principais objetivos do ILM são:

 

  • Segurança e Confidencialidade de Dados: O enorme volume de dados existentes significa uma quantidade igualmente elevada de riscos e ameaças. Hoje, os dados são quase a nova moeda do mundo digital, por isso sua segurança é altamente essencial para qualquer indivíduo e organização. Assim, é necessário proteger a segurança dos dados, impedir o acesso de usuários não autorizados de terceiros e protegê-la contra malware ou corrupção.

  • Disponibilidade: Como os dados são a força motriz do mundo digital, faz sentido garantir que eles estejam prontamente disponíveis quando necessário. A falta de disponibilidade resulta em falhas em cascata de processos dependentes de informações de processos anteriores, tornando os dados um dos principais objetivos do ILM.

  • Integridade: Os dados são usados em operações diárias, tornando-os sujeitos a várias revisões e edições para cada instância de uso. Além disso, há uma implementação aumentada de tecnologias centradas em dados, como a computação em nuvem ou a Internet das coisas (IoT). Portanto, a integridade dos dados é necessária para garantir que as informações corretas estejam disponíveis para todos os usuários e todas as alterações feitas refletem em todas as instâncias.

     

Estratégia de gerenciamento do ciclo de vida das informações (ILM)

 

Criar uma estratégia de ILM pode ajudar as empresas a determinar como tratar seus dados, informações e mídia de armazenamento ou aproveitar a proteção hierárquica.

 

  • Dando um passo para trás: se algo acontecer com dados de negócios, informações e aplicativos, as empresas não podem voltar no tempo para fazer correções ou encontrar e acessar esses registros sem um backup no lugar. Portanto, a necessidade de ter uma estratégia de proteção do ciclo de vida das informações para gerenciar e coordenar os vários ciclos de vida na estrutura de gerenciamento do ciclo de vida das informações e dados.

  • Considerando o Futuro e o Passado: Os dados permanecem ativos a partir de uma perspectiva de leitura durante diferentes intervalos ou em uma base sustentada. As empresas produzem constantemente novos dados, metadados, cópias e cópias de cópias. Assim, ao entender que os dados básicos permanecem estáticos e imutáveis, as empresas obtêm informações sobre como protegê-los no futuro — por exemplo, salvaguardando dados estáticos com frequência.

  • Concentrando-se no Essencial: as empresas conhecem as semelhanças e diferenças entre seus dados, informações e armazenamento de mídia, além de seu ILM associado e proteção hierárquica. Assim, eles podem desbloquear valor e remover a complexidade e os altos custos para sustentar o crescimento. Para fazer isso, eles começam revisitando seu gerenciamento de informações junto com sua mídia de armazenamento, backup e ciclos de vida correspondentes.

     

Por que a necessidade de gerenciamento do ciclo de vida das informações?

 

A definição de gerenciamento do ciclo de vida das informações descrita acima mostra que o ILM é fundamental para empresas centradas em dados, como bancos, telecomunicações ou seguros. Abaixo estão vários outros motivos para implementar uma política de gerenciamento do ciclo de vida das informações:

 

  1. Encontre dificuldades com problemas de conformidade

     

A conformidade federal e estadual é obrigatória para todas as empresas. Só é possível quando os dados de negócios são bem gerenciados. Por exemplo, o setor bancário exige que todas as empresas mantenham as informações de seus clientes seguras. Eles também retêm informações como detalhes da transação, detalhes da segurança social e informações de contato.

 

Portanto, eles precisam validar, atualizar e manter as informações para acompanhar os clientes atuais e antigos. Do mesmo modo, devem também preservar os dados relacionados com os impostos e apresentar regularmente junto das autoridades competentes. O ILM garante que as empresas atualizem suas informações periodicamente e arquivem no formato correto no tempo.

 

        2. Enfrentando várias ações jurídicas

 

As empresas que enfrentam ações legais regularmente iniciadas por fornecedores ou clientes precisam analisar suas informações de banco de dados. Metadados poderiam oferecer-lhes informações suficientes sobre por que eles enfrentam ações legais e permitir-lhes fazer correções. Os dados também podem ajudar as empresas a fornecer provas suficientes para combater as ações legais contra eles.

 

        3. Não Executando Otimamente

 

Só é possível otimizar processos depois que seu desempenho é quantificado e comparado com o plano. Acompanhar os processos relacionados, em última análise, permite que a empresa entenda o tempo necessário para concluir tarefas e medir as taxas de sucesso ou fracasso.

 

Para uma empresa de comércio eletrônico, por exemplo, o tempo que os clientes gastam no site, o volume de transações concluídas ou o tempo gasto por transação fornecem informações valiosas que permitem ao proprietário otimizar o desempenho do site.

 

        4. Atendimento ao cliente rápido e eficaz

 

As empresas que podem recuperar rapidamente os detalhes do cliente de seu número de telefone são um impulso de confiança aos olhos dos clientes. Eles podem resolver as consultas dos clientes rapidamente e melhorar seu atendimento ao cliente e satisfação. Por sua vez, isso cria lealdade à marca e boas críticas que atraem novos negócios.

 

Fases do gerenciamento do ciclo de vida da informação

 

Diferentes setores geralmente terão diferentes estágios de gerenciamento do ciclo de vida das informações. No entanto, é possível classificá-los nas seguintes fases amplas:

 

  1. Coleta de Dados

     

As empresas coletam dados de fontes confiáveis — online e offline. As redes de mídia social e a Internet são boas fontes de grandes volumes de dados disponíveis para usuários gratuitos e pagos. Algumas empresas oferecem informações autênticas com base em seus requisitos, o que é mais valioso.

 

        2. Criação de Dados

 

À medida que o negócio inicia suas operações, ele começa a gerar e coletar informações em grande escala. Ele registra dados diariamente em todos os seus processos e armazena-os digitalmente, incluindo presença, inventário, faturas, reclamações, consultas e outras transações.

 

        3. Classificação de dados

 

A empresa classificará todos os dados coletados e inseridos antes de armazená-los. A classificação facilita o armazenamento e a recuperação de dados de forma eficiente. As grandes empresas gerenciam bancos de dados que armazenam informações categoricamente e oferecem muitas instalações de processamento, tornando as informações mais valiosas. Eles mantêm e classificam dados em níveis para recuperação eficiente e melhor gerenciamento.

 

        4. Arquivamento de dados

 

A coleta e o armazenamento de dados ao longo de um período torna-se volumoso, dificultando a classificação e o armazenamento de informações. Assim, é fundamental documentar e arquivar os dados armazenados periodicamente para disponibilizá-los quando necessário e permitir que consultas e transações frequentes usem apenas os dados mais recentes e relevantes.

 

        5. Segurança dos dados

 

Seja em tempo real ou arquivado, as empresas devem armazenar seus dados com segurança. A segurança cibernética é fundamental para a proteção do ciclo de vida das informações devido ao crescente número de ameaças à privacidade de dados e ataques de atores mal-intencionados em todo o mundo.

 

        6. Eliminação de dados

 

Os dados se tornam obsoletos ao longo do tempo por várias razões, como mudar processos, alterar políticas ou adotar estratégias melhores. Os custos de dados desatualizados para as empresas podem ser bastante elevados devido aos custos envolvidos na segurança, processamento, armazenamento e recuperação de dados. A avaliação periódica de informações é necessária para remover dados obsoletos.

 

        7. Atribuição de dados

 

Avaliar o que você armazena é essencial para fazer uso dele. O gerenciamento de dados é dispendioso e requer uma avaliação cuidadosa com frequência. As empresas podem compilar e armazenar dados em massa para usar posteriormente para cálculos. Eles também podem recuperar e analisar dados antigos para comparação e identificação de padrões que ajudam as decisões de gerenciamento.

 

Gerenciamento do ciclo de vida de registros e informações

 

O gerenciamento de registros é uma parte crítica da estratégia geral de ILM. Ele garante a disponibilidade e autenticidade dos registros ao longo do tempo para ajudar as empresas a alcançar sua missão e tomar decisões. Ele também ajuda a garantir a conformidade com os regulamentos do setor e as leis governamentais.

 

As políticas de gerenciamento de registros estão no centro do gerenciamento de registros — política de ciclo de vida das informações. Eles definem quais informações e dados as empresas mantêm como registros. Essas políticas também definem os procedimentos para gerenciamento de registros, períodos de retenção e destruição segura.

 

Benefícios do gerenciamento do ciclo de vida das informações

 

Os benefícios do gerenciamento do ciclo de vida das informações variam de negócios para negócios. Do atendimento ao cliente ao gerenciamento de conteúdo, as informações são agora a força motriz que ajuda as empresas a sobreviver e ter sucesso em um mercado altamente competitivo.

 

A implementação do gerenciamento do ciclo de vida das informações transforma o gerenciamento de dados e traz benefícios significativos às empresas por meio da simplificação e consolidação de recursos e sistemas de tecnologia da informação. Ele também ajuda a reduzir o crescimento das informações armazenadas e suporta investimentos no gerenciamento do ciclo de vida das informações corporativas para produzir aumentos aparentes em recursos específicos de negócios.

 

Abaixo estão os benefícios essenciais do gerenciamento do ciclo de vida das informações:

 

  • Risco reduzido: o ILM reduz as informações expiradas e desnecessárias e facilita a descoberta e o gerenciamento de seus dados. Reduzir o volume de informações não essenciais reduz o risco de perda de dados, vazamentos e a descoberta de conteúdo desfavorável. Além disso, as empresas que sabem onde encontrar informações armazenadas eletronicamente (ESI) reduzem a chance de perder dados críticos ao pesquisar.

  • Gerenciamento de conteúdo: O ILM permite que as empresas gerenciem seu conteúdo desde o ponto de criação ou coleta até seu armazenamento, descarte ou aposentadoria.

  • Serviço aprimorado: a descoberta eletrônica, o gerenciamento de registros e o arquivamento podem deixar de se tornar uma distração que esgota a TI e a lei. Negócios e jurídicos podem focar mais tempo e esforço no atendimento aos clientes e na execução de estratégias de negócios e menos em solicitações de eDiscovery e gerenciamento de informações.

  • Economia de custos: as empresas podem reduzir os custos de armazenamento, retenção legal e eDiscovery usando melhores soluções de gerenciamento do ciclo de vida das informações. Reduzir os “detritos digitais” diminui o escopo geral de pesquisa de uma empresa, melhorando as chances de encontrar informações prontamente. Além disso, reduzir a duplicação e os dados sem valor agregado afeta diretamente os custos de descoberta.

  • Acesso mais rápido às informações: categorizar os dados criados, coletados ou armazenados no ILM dá aos negócios acesso mais rápido às informações.

  • Governança mais eficaz: o gerenciamento do ciclo de vida das informações pode introduzir controles de gerenciamento que beneficiam a empresa. O ILM também pode trazer o bônus de melhorar o gerenciamento de informações para todo o negócio.

     

A conclusão?

 

Curiosamente, independentemente do setor, o gerenciamento do ciclo de vida das informações permanece semelhante — desde varejistas on-line a empresas bancárias, telecomunicações ou seguros. As informações devem passar pelas etapas de gerenciamento do ciclo de vida da informação em algum momento.

 

As empresas iniciam seu ILM coletando dados de mercado para determinar a viabilidade e entender a concorrência. Em seguida, eles usam ferramentas de gerenciamento do ciclo de vida das informações para gerar e coletar informações que classificam e armazenam por vários motivos. Mais tarde, eles usam ferramentas de business intelligence para análise de processos e ajuste fino.

 

As empresas dependem muito das informações que coletam, criam, analisam e armazenam. Portanto, eles devem dar destaque à segurança dos dados para proteger seus ativos e interesses de informação. Eles também usam o gerenciamento de registros para arquivar e descartar informações para economizar espaço de armazenamento e minimizar os custos associados.

 

A linha inferior é que, quanto mais inovadoras as empresas alcançarem seu gerenciamento do ciclo de vida das informações, mais elas se beneficiam com isso.

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