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信息生命周期管理完整指南

信息现在是大大小小的企业赖以生存的氧气。事实证明,数据驱动型公司以市场需求为战略指导方向,往往大获成功。他们必须了解客户的期望和需求并设法满足。他们还可以收集或仔细分析详细信息,吸引对产品或服务感兴趣的目标市场潜在客户。

所有企业在营业期间和发展过程中都会收集、生成或存储大量信息。信息是提高企业生产力和盈利能力的关键要素,因此要妥善管理。

企业收集、创建、分类并归档数据,然后在数据过期后予以删除。因此,信息生命周期管理 (ILM) 是企业发展过程中的一个关键环节。

ILM(数据生命周期管理的一种形式)是管理企业数据的最佳做法。这些解决方案可提高企业应用程序的性能,降低基础架构的成本。它们也可以为企业数据提供风险、合规和治理框架。

因此,企业可依据分层的企业数据管理战略使用 ILM,同时建立用于数据治理和合规的控制框架,最终优化基础架构。

行业分析指出,企业拥有的大部分数据都不是最新的。时间越久,数据的价值越低,因此企业有必要建立信息技术生命周期管理。它可确保只有当前的活动数据消耗宝贵的一级计算、处理和存储资源,而且全部数据在整个生命周期中始终遵守合规政策。

何为信息生命周期管理?

信息生命周期管理 (ILM) 指的是全程(从创建到报废)监管数据(信息),优化它的利用率并降低成本。它还旨在最大程度减少数据带来的合规和法律风险。

ILM 可帮助企业根据元数据、数据和应用程序关联的服务级别和管理策略来判断信息对于业务的重要性。

企业必须在数据生命周期中全程管理信息和数据。ILM 始于数据创建之初或收到记录之时,而后涵盖使用、维护、存储和检索。在最后阶段,信息依据既定的记录保留时间进行处理、销毁或永久保留。

此外,企业管理全部信息时还必须辅以适当保护和安全措施,尤其是个人和机密信息。信息生命周期管理最佳做法涉及存储优化,以及改进数据质量、利用率和安全性的战略。

信息生命周期管理特征

ILM 有多个定义特征:

  • 以业务为中心:企业应将 ILM 整合到关键流程、举措和应用程序,满足信息当前和未来增长需求。

  • 集中管理:企业应将信息资产置于 ILM 战略管辖范围内。

  • 基于策略:企业应实施信息生命周期管理策略,涵盖全部流程、应用程序和资源。

  • 经过优化:信息生命周期管理战略应考虑参差不齐的数据存储要求,基于业务数据价值分配资源。

  • 异构:ILM 战略应考虑所有类型的操作系统和存储平台。

信息生命周期管理流程

信息管理生命周期先于企业或机构开创之初。开创之前,公司或机构应开展市场调研,收集大量信息以做出关键决策。例如,要聚焦的产品或服务(生产、发行或管理),要关注的客户或市场细分,适当的定位、定价和现有竞争格局。

当企业最终开始运营时,它将开始创建和收集信息,以进一步用于调整其流程和程序。然后,它会对创建和管理的信息进行分类和存储,以便按需检索。

随着企业或机构日臻成熟,它会归档一些较为陈旧的信息并删除过期的信息。它还会保护存储的数据,确保仅授权人员有访问权限。因此,企业会持续分析和评估数据以用于制定战略和决策流程。

信息生命周期管理策略

信息生命周期管理策略包括主要数据存储和信息策略,驱动管理流程。企业目标和驱动力是 ILM 策略的决定因素,因此它们通常与信息生命周期管理框架紧密结合,在此框架下管理整个 IT 管理和治理、变更控制流程、服务级别协议 (SLA) 以及系统可用性和恢复时间。

信息生命周期管理目标

管理数据是一项棘手的任务,不过企业可从一些特定目标着手。它们为实现畅通无阻、简化的信息流奠定基础。ILM 的主要目标:

  • 数据安全性和机密性:当下的海量数据意味着风险和威胁也急速上涨。如今,数据几乎是数字化世界的新货币,因此它的安全性对于个人和企业来说都相当重要。所以企业有必要保护数据安全性,防止未授权的第三方用户访问,并抵御恶意软件攻击或避免破坏。

  • 可用性:数据是数字化世界的驱动力,难怪人们要确保数据始终高度可用。缺乏数据可用性会导致相互依赖的进程出现级联故障,因此数据是 ILM 的主要目标之一。

  • 完整性:日常运行要动用大量数据,因此在每次使用实例中,数据都会经过多次修订和编辑。此外,云计算或物联网 (IoT) 等以数据为中心的技术也在日益广泛地实施。因此,数据完整性是保证信息始终面向用户高度可用,任何更改都会反映在全部实例中。

信息生命周期管理战略

创建 ILM 战略可帮助企业确定如何处理数据、信息和存储介质或运用分层防护。

  • 还原:如果业务数据、信息和应用程序发生问题,如果缺少适当的备份,企业就无法及时更正或查找并访问这些记录。因此,企业应部署一个信息生命周期保护战略来管理和协调数据和信息生命周期管理框架中的各种阶段。

  • 回顾过去,展望未来:从(间歇或持续地)读取角度来看,数据始终处于活跃状态。企业不断产生新数据、元数据、副本和副本的副本。因此,了解基础数据始终保持静态和不变的状态后,企业就能洞悉未来如何保护这部分数据,例如,频繁保护静态数据。

  • 关注重点:在了解数据、信息和介质存储以及相关 ILM 和分层保护之间的共性和差异后,企业就能释放数据价值,消除维持高速增长的复杂局面和高成本。为此,他们首先要重新研究自己的信息管理以及存储介质、备份和相应的生命周期。

为何需要信息生命周期管理?

上述信息生命周期管理定义指出,ILM 是以数据为中心的企业的关键要素,例如银行、电信或保险。下文阐述了实施信息生命周管理策略的几个原因:

 

  1. 找出不合规的问题难点

    所有企业都要遵守当地适用的法律法规。不过,缺少妥善的信息治理,企业难以实现合规目标。例如,银行业要求所有公司安全保存客户信息。它们还要保留交易详情、社会保险号以及联系信息等个人信息。

    因此,企业要验证、更新和维护信息以跟踪当前客户和之前客户。同样,它们还应保留税务相关的数据并定期向相关当局备案。ILM 可确保企业定期更新其信息并及时按正确格式归档。

  2. 面临多项法律诉讼

    企业在面临供应商或客户提起的法律诉讼后应全面分析自己的数据库信息。元数据内藏丰富信息,可解释为何企业面临法律诉讼,让企业得以及时更正。数据也可提供足够的证据,帮助企业应对法律诉讼。
  3. 性能不佳

    量化性能并将其与计划进行对比是优化流程的开始。跟踪相关流程有助于企业了解完成任务所需的时间,并衡量成功率。

    以电子商务业务为例,客户在网站上花费的时间、完成的交易量或每笔交易的时间,都能让所有者洞悉宝贵信息,从而进一步优化网站性能。

  4. 快速高效的客户服务

    企业如果能从电话号码中快速检索客户详细信息,可极大增强客户对企业的信心。他们还可快速解决客户的查询,改善客户服务和满意度。反过来,这也会建立品牌忠诚度,客户留下的好评也能引来新客户。

信息生命周期管理阶段

不同的行业,信息生命周期管理阶段也不尽相同。不过,它们可大致划分为如下几个阶段:

 

  1. 数据收集

    企业从线上线下的可靠来源收集数据。社交媒体网络和互联网是丰富的数据来源,用户可免费或付费获取大量数据。有些公司会出于特殊用途要求客户提供真实信息,这样的信息更有价值。


  2. 数据创建

    企业开门营业就表示它开始大规模生成和收集信息。它会记录所有流程的日常数据,并以数字形式存储,包括出勤、库存、发票、客户投诉、查询和其他事务。

  3. 数据分类

    企业会在存储之前将收集的数据和输入数据进行分类。分类有助于更轻松、更高效存储和检索数据。大规模企业通常管理多个分门别类存储信息的数据库,并提供诸多处理设施,进一步提升信息的价值。他们会实行数据的分层保留和分类,实现高效检索和优化管理。

  4. 数据归档

    一段时间后,收集和存储的数据量越来越大,导致企业更难以分类和存储信息。因此,企业务必要定期记录和归档存储的数据,实现数据高度可用性,使频繁查询和事务仅使用最新的相关数据。

  5. 数据安全

    无论是实时数据还是归档数据,企业都应安全存储自己的数据。当下全球数据隐私威胁数量日益攀升,不法分子的攻击也在日渐嚣张,因此网络安全对于信息生命周期保护至关重要。

  6. 数据处置

    久而久之,数据就会因为各种原因过期,例如不断调整的流程、不断更改的策略或应用了更理想的战略。过期数据对于企业来说是一笔不菲的费用,因为数据安全、处理、存储和检索都要消耗成本。因此,企业要定期评估信息以删除过期数据。

  7. 数据评估

    评估存储的数据是善用数据的前提条件。数据管理成本高昂,因此企业应定期全面评估数据。企业可编译和存储大量数据以用于未来的计算。他们还可以检索和分析老旧数据以进行对比,从中找出模式以做出明智的管理决策。

记录和信息生命周期管理

记录管理是整个 ILM 战略的关键部分。它可确保记录始终高度可用且真实,帮助企业实现使命,推动企业做出明智决策。它还有助于确保企业遵守行业条例和政府法规要求。

记录管理策略是记录管理 - 信息生命周期策略的核心。它们定义了企业应将哪些信息和数据保留作为记录。这些策略也定义了记录管理、保留期限和安全销毁的规程。

信息生命周期管理的优势

信息生命周期管理的优势因企业而异。信息现已密切融合到企业流程中,从客户服务到内容管理皆是如此,它是企业在竞争激烈的市场中站稳脚跟并走向成功的驱动力。

信息生命周期管理的实施改变了数据管理方式,极大地简化并整合了信息技术资源和系统,为企业带来巨大收益。它也有助于减少存储信息的增长,支持投资企业信息生命周期管理以显著提高特定业务能力。

下文是信息生命周期管理的一些主要优势:

  • 降低风险:ILM 可减少过期和不需要的信息,让您的数据更易于发现和管理。减少不必要的信息量可减缓数据丢失、泄露和发现不良内容的风险。此外,企业知晓电子存档信息 (ESI) 的搜索位置后,也能减少搜索时错失关键数据的几率。

  • 内容管理:ILM 可支持企业全程管理内容,从数据的创建或收集之初到存储、处理和报废。

  • 改善服务:电子发现、记录管理和归档可能不再是法务和 IT 部门为之分心的累赘。业务和法务部门可将更多的时间和精力放在挽留客户和执行业务战略上,而非应对电子发现和信息管理请求。

  • 节省成本:企业可通过优化的信息生命周期管理解决方案减少存储、法律保留和电子发现成本。减少“数字碎片”可缩小企业的整体搜索范围,同时提高迅速查找相应信息的几率。此外,减少重复数据和非增值数据会直接影响发现成本。

  • 更快速访问信息:依据 ILM 对创建、收集或存储的数据进行合理分类,可加快企业访问相应信息的速度。

  • 更有效的治理:信息生命周期管理可引入有益于企业的管理控制措施。ILM 还可以带来更高效的企业信息管理红利。

结论

有趣的是,无论是哪个行业,例如线上零售商、银行、电信或保险公司,信息生命周期管理都大同小异。信息无论何时都要历经信息生命周期阶段。

企业在开始 ILM 之前要收集市场数据以确定可行性并了解竞争态势。然后他们会使用信息生命周期管理工具来生成和收集信息,然后进行信息分类并出于各种原因进行存储。之后,他们会使用商业智能工具进行流程分析和微调。

企业很大程度上依赖他们收集、创建、分析和存储的信息。因此,他们必须重视数据安全,保护信息资产和利益。他们还使用记录管理来归档和处理信息以节省存储空间,最大限度降低相关成本。

结论就是,企业实行信息生命周期管理的方式越具创新性,其收益越大。