Le guide complet de l'Information Lifecycle Management

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De nos jours, l'information est l'oxygène des entreprises, quelle que soit leur taille. Les entreprises centrées sur les données ont fait leurs preuves lorsqu'il s'agit d'aligner leurs stratégies sur les exigences du marché. Elles doivent connaitre les attentes de leurs clients et y répondre. Elles peuvent également s'adresser à des prospects de leur marché cible intéressés par leurs produits ou services grâce aux informations détaillées qu'elles collectent et analysent.

 

Toutes les entreprises traitent d'importants volumes d'informations qu'elles collectent, génèrent ou stockent au cours de leur activité et de leur croissance. L'information étant un élément essentiel qui accroît la productivité et la rentabilité d'une entreprise, il est nécessaire de la gérer correctement.

 

Une entreprise collecte, crée, classe et archive des données, puis les supprime lorsqu'elles deviennent obsolètes. La gestion du cycle de vie de l'information (ILM, Information lifecycle management) est donc un élément essentiel de toute entreprise qui se développe et connait une évolution constante.

 

L'ILM (une forme de gestion du cycle de vie des données) est une pratique d'excellence pour gérer les données de l'entreprise tout au long de leur cycle de vie. Ces solutions peuvent améliorer les performances des applications d'entreprise et réduire les coûts des infrastructures. Elles peuvent également fournir des structures de gestion des risques, de la conformité et de gouvernance pour les données d'entreprise.

 

Ainsi, les entreprises peuvent optimiser leurs infrastructures en utilisant l'ILM avec une stratégie de gestion des données d'entreprise à plusieurs niveaux tout en établissant une structure de contrôle pour la gouvernance et la conformité des données.

 

Les analystes du secteur indiquent que beaucoup de données sur lesquelles les entreprises s'appuient ne sont pas à jour. La valeur des données déclinant considérablement au fil du temps, il est nécessaire d'établir une gestion du cycle de vie de la technologie de l'information. Elle garantirait que seules les données à jour et actives consomment les précieuses ressources informatiques de traitement et de stockage de premier niveau et que la politique de conformité régit toutes les données tout au long de leur cycle de vie.

 

Qu'est-ce que la gestion du cycle de vie de l'information ?

 

L'ILM (Information life cycle management, Gestion du cycle de vie de l'information) fait référence à la supervision des données (informations) de leur création à leur suppression, afin d'optimiser leur utilité et de réduire les coûts. Elle vise également à minimiser les risques juridiques et de conformité inhérents aux données.

 

L'ILM aide à aligner les informations sur les exigences de l'entreprise grâce aux niveaux de service et aux politiques de gestion associées aux métadonnées, aux données et aux applications.

 

Les entreprises doivent gérer les informations et les données sur l'ensemble de leur cycle de vie. L'ILM commence lors de la création ou de la réception de l'enregistrement, et couvre ensuite son utilisation, sa maintenance, son stockage et sa récupération. À l'étape finale, les informations sont supprimées, détruites ou conservées de façon permanente selon le programme établi pour la conservation des enregistrements.

 

De plus, les organisations doivent gérer toutes les informations avec la protection et la sécurité appropriées, en particulier pour les informations personnelles et confidentielles. Les pratiques d'excellence de la gestion du cycle de vie de l'information impliquent une optimisation du stockage ainsi que des stratégies visant à améliorer la qualité, l'utilité et la sécurité des données.

 

Caractéristiques de la gestion du cycle de vie de l'information 

 

L'ILM possède plusieurs caractéristiques déterminantes :

 

  • Intégration au sein l'entreprise : Les entreprises doivent intégrer l'IML dans leurs processus, initiatives et applications clés afin de répondre à la croissance et aux demandes actuelles et futures en matière d'informations.

  • Gestion centralisée : Les entreprises doivent faire en sorte que leurs ressources d'information relèvent de leur stratégie ILM.

  • Implémentation d'une politique : Les entreprises doivent mettre en œuvre une politique de gestion du cycle de vie des informations qui englobe tous leurs processus, applications et ressources.

  • Optimisation : La stratégie de gestion du cycle de vie de l'information doit tenir compte des différents besoins en matière de stockage des données et allouer des ressources en fonction de la valeur des données de l'entreprise.

  • Hétérogénéité : Les stratégies ILM doivent tenir compte de tous les types de systèmes d'exploitation et de plateformes de stockage disponibles.

     

Processus de gestion du cycle de vie de l'information

 

La gestion du cycle de vie de l'information commence bien avant la création de l'entreprise ou de l'organisation. Avant de se lancer, une entreprise ou une organisation effectue des études de marché qui impliquent la collecte d'importantes quantités d'informations pour prendre des décisions stratégiques. Cela comprend notamment le produit ou service à privilégier (produire, distribuer ou gérer), le client ou segment de marché à cibler, le placement approprié, la tarification, et la concurrence existante.

 

Lorsque l'entreprise démarre son activité, elle commence à créer et à collecter les informations qu'elle utilise pour ajuster ses processus et ses procédures. Ensuite, elle classe et stocke les informations créées et gérées de manière à pouvoir les retrouver en cas de besoin.

 

À mesure que l'entreprise ou l'organisation se développe, elle archive les informations plus anciennes et supprime les données obsolètes. Elle sécurise également les données stockées afin que seules les personnes autorisées puissent y accéder. Par conséquent, les entreprises analysent et évaluent continuellement des données pour élaborer des stratégies et prendre des décisions.

 

Politique de gestion du cycle de vie de l'information

 

La politique de gestion du cycle de vie de l'information se compose du stockage global des données et des politiques relatives aux informations qui encadrent les processus de gestion. Les politiques ILM sont dictées par les objectifs et les éléments moteurs de l'entreprise. Elles s'inscrivent donc généralement dans le cadre de la gestion du cycle de vie de l'information incluse dans la gestion et la gouvernance informatiques globales, les processus de contrôle des changements, les contrats de niveau de service (CNS), ainsi que la disponibilité du système et les délais de récupération.

 

Objectifs de la gestion du cycle de vie de l'information

 

La gestion des données est une tâche difficile, mais il existe des objectifs spécifiques qu'une entreprise doit prendre en compte. Ils constituent la base de l'obtention d'un flux d'informations rationalisé et fluide. Les principaux objectifs de l'ILM sont les suivants :

 

  • La sécurité et confidentialité des données : L'important volume de données existantes implique un nombre tout aussi élevé de risques et de menaces. Aujourd'hui, les données sont presque devenues la nouvelle monnaie du monde numérique. Leur sécurité est donc essentielle pour tout individu et toute organisation. C'est pourquoi il est nécessaire de sécuriser les données, d'en empêcher l'accès à des utilisateurs tiers non autorisés et de les protéger contre les logiciels malveillants ou la corruption.

  • La disponibilité : Les données étant la force motrice du numérique à l'échelle mondiale, il est logique de s'assurer qu'elles sont facilement disponibles au besoin. Le manque de disponibilité entraîne des défaillances en cascade, car le bon fonctionnement d'un processus dépend des informations issues des processus précédents, ce qui fait des données l'un des principaux objectifs de l'ILM.

  • L'intégrité : Les données sont utilisées dans des opérations quotidiennes, ce qui les rend sujettes à de nombreuses révisions et mises à jour pour chaque instance d'utilisation. En outre, l'implémentation de technologies axées sur les données telles que le cloud computing ou l'Internet des objets (IoT) est croissante. L'intégrité des données est donc nécessaire pour garantir que des informations correctes sont disponibles pour tous les utilisateurs et que toute modification apportée se reflète dans l'ensemble des instances.

     

Stratégie de gestion du cycle de vie de l'information

 

La création d'une stratégie d'ILM peut aider les entreprises à définir une façon de traiter leurs données, leurs informations et leurs supports de stockage ou à tirer parti d'une protection multiniveau.

 

  • Prendre du recul : Si quelque chose arrive aux données, aux informations et aux applications des entreprises, celles-ci ne peuvent pas remonter le temps pour apporter des corrections ou trouver et accéder à ces enregistrements sans une sauvegarde en place. C'est pourquoi il est nécessaire de disposer d'une stratégie de protection du cycle de vie des informations pour gérer et coordonner les différents cycles dans le cadre de la gestion du cycle de vie des données et des informations.

  • Examiner l'avenir et le passé : Les données restent actives du point de vue de la lecture, que ce soit à différents intervalles ou sur une base durable. Les entreprises produisent constamment de nouvelles données, métadonnées, copies et copies de copies. Ainsi, en comprenant que les données de base restent statiques et immuables, les entreprises ont un aperçu de la manière de les protéger à l'avenir, par exemple, en sauvegardant fréquemment les données statiques.

  • Se concentrer sur l'essentiel : Les entreprises connaissent les similitudes et les différences entre leurs données, leurs informations et leurs supports de stockage, ainsi que la gestion du cycle de vie de l'information et la protection par niveaux qui leur sont associées. Par conséquent, elles peuvent engendrer de la valeur et éliminer la complexité et les coûts élevés pour maintenir la croissance. Pour ce faire, elles commencent par revoir leur gestion des informations ainsi que leurs supports de stockage, leurs sauvegardes et leurs cycles de vie correspondants.

     

Pourquoi la gestion du cycle de vie de l'information est-elle nécessaire ?

 

La définition de la gestion du cycle de vie de l'information donnée ci-dessus montre que celle-ci est essentielle pour les entreprises axées sur les données, telles que celle du secteur bancaire, des télécommunications ou des assurances. Voici quelques autres raisons justifiant l'implémentation d'une politique de gestion du cycle de vie de l'information :

 

  1. Identifier les difficultés relatives aux problèmes de conformité

     

Le respect des réglementations fédérales et gouvernementales est obligatoire pour toutes les entreprises. Cela n'est possible que si les données de l'entreprise sont bien gérées. Par exemple, le secteur bancaire exige que toutes les entreprises assurent la sécurité des informations relatives à leurs clients. Les professionnels du secteur conservent également des informations telles que les détails des transactions, les données relatives à la sécurité sociale et les coordonnées de contact.

 

Ils doivent donc valider, mettre à jour et conserver les informations pour garder une trace des anciens clients et des clients actuels. Ils doivent également conserver les données fiscales et les faire parvenir régulièrement aux autorités compétentes. L'ILM veille à ce que les entreprises mettent à jour leurs informations de façon périodique et les envoient dans le bon format en temps voulu.

 

        2. Faire face à plusieurs procédures judiciaires

 

Les entreprises qui font face régulièrement à des poursuites judiciaires initiées par des fournisseurs ou des clients doivent analyser les informations de leurs bases de données. Les métadonnées peuvent leur fournir suffisamment d'informations sur les raisons pour lesquelles ils font l'objet de poursuites judiciaires et leur permettre la mise en place de mesures correctives. Les données peuvent également aider les entreprises à produire suffisamment de preuves pour contrer les actions en justice dont elles font l'objet.

 

        3. Optimiser les performances

 

Il est possible d'optimiser les processus uniquement après avoir quantifié leurs performances et les avoir comparées au plan. Le suivi des processus connexes permet à l'entreprise de comprendre le temps nécessaire à l'exécution des tâches et de mesurer les taux de réussite ou d'échec.

 

Par exemple, pour une entreprise de commerce en ligne, le temps passé par les clients sur le site Web, le volume de transactions effectuées ou le temps par transaction fournissent des informations précieuses qui permettent au propriétaire d'optimiser les performances du site Web.

 

        4. Améliorer la rapidité et l'efficacité du service client

 

Les entreprises qui peuvent retrouver rapidement les informations clients à partir de leur numéro de téléphone bénéficient d'une confiance renforcée auprès des clients. Elles ont la capacité de répondre rapidement aux questions et d'améliorer la satisfaction et le service des clients. Cela dynamise la fidélisation et entraine de bonnes critiques qui elles-mêmes engendrent de nouvelles opportunités.

 

Phases de gestion du cycle de vie de l'information

 

Les étapes de gestion du cycle de vie de l'information ont tendances à varier en fonction du secteur d'activité. Cependant, il est possible de les classer selon les phases principales suivantes :

 

  1. Collecte de données

     

Les entreprises collectent des données à partir de sources fiables, en ligne et hors ligne. Les réseaux sociaux et Internet forment de bonnes sources de grands volumes de données disponibles pour les utilisateurs, gratuites et payantes. Certaines sociétés proposent des informations authentiques basées sur les besoins, ce qui a plus de valeur.

 

        2. Création de données

 

Lorsqu'une entreprise débute ses opérations, elle commence à générer et à collecter des informations à grande échelle. Les données de tous ses processus sont enregistrées quotidiennement et stockées numériquement, y compris la fréquentation, l'inventaire, les factures, les réclamations, les requêtes et d'autres transactions.

 

        3. Classification des données

 

L'entreprise classe toutes les données collectées et saisies avant leur stockage. La classification facilite le stockage et la récupération efficaces des données. Les grandes entreprises gèrent des bases de données qui stockent les informations par catégorie et offrent de nombreuses installations de traitement, ce qui augmente la valeur des informations. Elles conservent et classent les données par niveaux pour une récupération efficace et une meilleure gestion.

 

        4. Archivage des données

 

La collecte et le stockage de données sur une période peut représenter un volume important, ce qui complique le tri et l'archivage des informations. C'est pourquoi il est essentiel de documenter et d'archiver régulièrement les données stockées pour les rendre disponibles lorsque nécessaire et permettre aux requêtes et transactions fréquentes de n'utiliser que les données les plus récentes et pertinentes.

 

        5. Sécurité des données

 

Qu'elles soient archivées ou en temps réel, les données doivent être stockées en toute sécurité par les entreprises. La cybersécurité est essentielle pour la protection du cycle de vie de l'information en raison du nombre croissant de menaces envers la confidentialité des données et d'attaques d'acteurs malveillants dans le monde entier.

 

        6. Suppression des donnée

 

Au fil du temps, les données deviennent obsolètes pour plusieurs raisons, telles que l'évolution des processus, la modification des politiques ou l'adoption de meilleures stratégies. Les coûts relatifs aux données obsolètes peuvent être assez élevés pour les entreprises en raison des frais liés à la sécurité, au traitement, au stockage et à la récupération des données. Une évaluation périodique des informations est nécessaire afin de supprimer les données obsolètes.

 

        7. Affectation des données

 

L'évaluation des éléments stockés est essentielle pour pouvoir les utiliser. La gestion des données est coûteuse et nécessite fréquemment une évaluation approfondie. Les entreprises peuvent compiler et stocker des données en vrac à utiliser ultérieurement pour les calculs. Elles peuvent également récupérer et analyser d'anciennes données à des fins de comparaison, pour ensuite identifier des modèles qui aident les décisions de gestion.

 

Gestion des enregistrement et du cycle de vie de l'information

 

La gestion des enregistrements est un élément essentiel de la stratégie globale d'ILM. Elle garantit la disponibilité et l'authenticité des enregistrements dans le temps pour aider les entreprises dans l'accomplissement de leur mission et la prise de décisions. Elle permet également d'assurer la conformité aux réglementations et au droit applicables du secteur.

 

Les politiques relatives à la gestion des enregistrements sont au centre même de la politique du cycle de vie des informations. Elles déterminent quelles informations et quelles données les entreprises conservent en tant qu'enregistrements. Ces politiques définissent également les procédures de gestion des enregistrements, les périodes de conservation et la destruction sécurisée.

 

Avantages de la gestion du cycle de vie de l'information

 

Les avantages de la gestion du cycle de vie de l'information varient d'une entreprise à l'autre. Du service client à la gestion du contenu, l'information est désormais la force motrice qui aide les entreprises à survivre et à réussir sur un marché hautement concurrentiel.

 

La mise en œuvre de la gestion du cycle de vie de l'information transforme la gestion des données et apporte aux entreprises des avantages significatifs grâce à la simplification et à la consolidation des ressources et des systèmes informatiques. Elle permet également de réduire la croissance des informations stockées et d'investir dans la gestion du cycle de vie des informations d'entreprise afin d'accroitre des capacités spécifiques de l'entreprise.

 

Voici les principaux avantages de la gestion du cycle de vie de l'information :

 

  • Réduction des risques : L'ILM réduit les informations arrivées à expiration et inutiles, et facilite la découverte et la gestion de vos données. Diminuer le volume d'informations non essentielles réduit le risque de perte de données, de fuite et de découverte de contenu hostile. De plus, les entreprises qui savent où trouver des informations stockées électroniquement réduisent le risque de passer à côté de données critiques lors de leurs recherches.

  • Gestion du contenu : L'ILM permet aux entreprises de gérer leur contenu depuis sa création ou sa collecte jusqu'à son stockage, sa suppression ou son retrait.

  • Amélioration des services : La recherche électronique, la gestion des enregistrements et l'archivage peuvent devenir moins chronophage pour le service juridique et informatique. Le service commercial et le service juridique peuvent consacrer plus de temps et d'efforts à servir les clients et à exécuter une stratégie commerciale, plutôt qu'à effectuer des recherches électroniques et résoudre les demandes de gestion des informations.

  • Réduction des coûts : Les entreprises peuvent réduire les coûts de stockage, de conservation légale et de recherche électronique en utilisant de meilleures solutions de gestion du cycle de vie de l'information. Réduire les "déchets numériques" permet de diminuer la portée globale des recherches d'une entreprise tout en améliorant les chances de trouver rapidement des informations. De plus, la réduction des doublons et des données sans valeur ajoutée a un impact direct sur les coûts de recherche.

  • Accélération de l'accès aux informations : La catégorisation des données créées, collectées ou stockées dans le cadre de l'ILM permet à l'entreprise d'accélérer l'accès aux informations.

  • Optimisation de la gouvernance : La gestion du cycle de vie de l'information peut introduire des contrôles de gestion qui profitent à l'entreprise. Elle peut également permettre d'améliorer la gestion de l'information sur l'ensemble de l'entreprise.

     

Conclusion

 

Il est intéressant de noter que, quel que soit le secteur, la gestion du cycle de vie de l'information reste similaire, qu'il s'agisse de détaillants en ligne, de banques, d'entreprises de télécommunication ou d'assurances. L'information finit toujours par passer par les étapes de la gestion du cycle de vie de l'information à un moment donné.

 

Les entreprises débute leur ILM en collectant des données sur le marché pour évaluer la faisabilité et comprendre la concurrence. Elles utilisent ensuite des outils de gestion du cycle de vie de l'information pour générer et collecter des informations qu'elles classent et stockent pour diverses raisons. Par la suite, elles utilisent des outils de renseignement pour l'analyse et l'optimisation des processus.

 

Les entreprises sont fortement dépendantes des informations qu'elles collectent, créent, analysent et stockent. Par conséquent, l'accent doit être mis sur la sécurité des données pour protéger leurs ressources en matière d'informations et leurs intérêts. Elles ont également recours à la gestion des enregistrements pour archiver et supprimer des informations afin d'économiser de l'espace de stockage et de réduire les coûts associés. 

 

En conclusion, plus les entreprises font preuve d'innovation en ce qui concerne la gestion du cycle de vie de l'information, plus elles en bénéficient.

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