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La guía completa para la administración del ciclo de vida de la información

La información es ahora el oxígeno para las empresas, grandes y pequeñas. Las empresas orientadas a los datos tienen éxito cuando alinean sus estrategias con los requisitos del mercado. Deben saber lo que quieren y exigen sus clientes, y satisfacer esas necesidades. También pueden acercarse a clientes potenciales en su mercado objetivo que estén interesados en sus productos o servicios gracias a la información detallada que recopilan y analizan detenidamente.

Todas las empresas manejan grandes volúmenes de información que recopilan, generan o almacenan durante su vida útil y a medida que crecen. Debido a que la información es un elemento crítico que aumenta la productividad y la rentabilidad de una empresa, es necesario administrarla correctamente.

Una empresa recopila, crea, clasifica y archiva datos y, posteriormente, los elimina cuando se vuelven obsoletos. Por lo tanto, la administración del ciclo de vida de la información (ILM, Information Lifecycle Management) es una parte fundamental de cualquier negocio que crece y evoluciona constantemente.

ILM (una forma de administración del ciclo de vida de los datos) es una práctica recomendada para administrar los datos de la empresa a lo largo de todo su ciclo de vida. Estas soluciones pueden mejorar el rendimiento de las aplicaciones empresariales y reducir los costos de infraestructura. También pueden proporcionar marcos de riesgo, cumplimiento y control para los datos empresariales.

Por lo tanto, las organizaciones pueden optimizar su infraestructura utilizando ILM con una estrategia de administración de datos empresariales escalonada y, al mismo tiempo, establecer un marco para el cumplimiento y el control de datos.

Los analistas de la industria señalan que muchos de los datos en los que confían las empresas no están al día. Con el valor de los datos que disminuye drásticamente con el tiempo, existe la necesidad de establecer la administración del ciclo de vida de la tecnología de la información. Garantizaría que solo los datos activos y actuales consuman valiosos recursos informáticos, de procesamiento y de almacenamiento de nivel uno, y que la política de cumplimiento regule todos los datos a lo largo de su ciclo de vida.

¿Qué es la administración del ciclo de vida de la información?

La administración del ciclo de vida de la información (ILM, Information Lifecycle Management) se refiere a supervisar los datos (información) desde la creación hasta la retirada para optimizar su utilidad y reducir sus costos. También tiene como objetivo minimizar el cumplimiento y los riesgos legales que introducen los datos.

La ILM ayuda a alinear la información con los requisitos comerciales a través de niveles de servicio y políticas de administración asociadas con metadatos, datos y aplicaciones.

Las empresas deben administrar la información y los datos a lo largo de su ciclo de vida. La ILM comienza cuando las empresas crean o reciben el registro y, posteriormente, cubre su uso, mantenimiento, almacenamiento y recuperación. En la etapa final, la información se elimina, se destruye o se conserva permanentemente según el programa de retención de registros establecido.

Además, las organizaciones deben administrar toda la información con la protección y la seguridad adecuadas, sobre todo para la información personal y confidencial. Las prácticas recomendadas de administración del ciclo de vida de la información implican la optimización del almacenamiento y estrategias para mejorar la calidad, la utilidad y la seguridad de los datos.

Características de la administración del ciclo de vida de la información

ILM tiene varias características definitorias:

  • Centrada en el negocio: Las empresas deben integrar la ILM en sus procesos, iniciativas y aplicaciones clave para satisfacer el crecimiento y la demanda actuales y futuros de la información.

  • Administración central: las empresas deben poner sus activos de información bajo su perspectiva de estrategia de ILM.

  • Basada en políticas: Las empresas deben implementar una política de administración del ciclo de vida de la información que abarque todos sus procesos, aplicaciones y recursos.

  • Optimizada: La estrategia de administración del ciclo de vida de la información debe considerar los diferentes requisitos de almacenamiento de datos y asignar recursos en función del valor de los datos comerciales.

  • Heterogeneidad: las estrategias de ILM deben tener en cuenta todos los tipos de sistemas operativos y plataformas de almacenamiento disponibles.

Proceso de administración del ciclo de vida de la información

El ciclo de vida de administración de la información comienza mucho antes del inicio de la empresa u organización. Antes de empezar, una empresa u organización llevan a cabo una investigación de mercado que implica recopilar grandes cantidades de información para tomar decisiones críticas. Estas incluyen el producto o servicio en los que enfocarse (producir, distribuir o administrar), el cliente o segmento de mercado en el que concentrarse, la ubicación adecuada, el precio y la competencia existente.

Cuando el negocio eventualmente inicia sus operaciones, comienza a crear y recopilar información que sigue utilizando para ajustar sus procesos y procedimientos. Posteriormente, clasifica y almacena la información creada y administrada de modo que se pueda recuperar cuando sea necesario.

A medida que la empresa o la organización maduran, archivan la información más antigua y eliminan los datos obsoletos. También protegen los datos almacenados para garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a ellos. Por lo tanto, las empresas analizan y evalúan continuamente los datos para usarlos en la formulación de estrategias y los procesos de toma de decisiones.

Política de administración del ciclo de vida de la información

La política de administración del ciclo de vida de la información consiste en el almacenamiento de datos y el desarrollo de procesos de administración a través de políticas de información. Los objetivos e impulsores de negocio dictan las políticas de ILM, por lo que generalmente se vinculan a un marco de administración del ciclo de vida de la información para el control y la administración de TI en general, procesos de control de cambios, acuerdos de nivel de servicio (SLA) y disponibilidad y tiempos de recuperación del sistema.

Objetivos de la administración del ciclo de vida de la información

La administración de datos es una tarea difícil, pero hay objetivos específicos que una empresa debe tener en cuenta. Forman la base por la cual se logra un flujo de información simplificado y sin obstáculos. Los principales objetivos de ILM son:

  • Seguridad y confidencialidad de los datos: El enorme volumen de datos existente significa una cantidad igualmente alta de riesgos y amenazas. Hoy en día, los datos son casi la nueva divisa del mundo digital, por lo que su seguridad es esencial para cualquier individuo y organización. Por lo tanto, es necesario proteger la seguridad de los datos, evitar el acceso de usuarios externos no autorizados y defender esos datos contra software malicioso o daños.

  • Disponibilidad: como los datos son la fuerza impulsora del mundo digital, tiene sentido garantizar que estén fácilmente disponibles cuando sea necesario. La falta de disponibilidad da como resultado errores en cascada de los procesos que dependen de la información de los procesos anteriores, lo que convierte los datos en uno de los objetivos principales de ILM.

  • Integridad: los datos se utilizan en las operaciones diarias, por lo que están sujetos a múltiples revisiones y ediciones para cada instancia de uso. Además, hay una mayor implementación de tecnologías centradas en datos, como la computación en la nube o la Internet de las cosas (IoT, Internet of Things). Por lo tanto, la integridad de los datos es necesaria para garantizar que la información correcta esté disponible para todos los usuarios y que los cambios realizados se reflejen en todos los casos.

Estrategia de administración del ciclo de vida de la información

La creación de una estrategia de ILM puede ayudar a las empresas a determinar cómo tratar los datos, la información y los medios de almacenamiento, o aprovechar la protección por niveles.

  • Dar un paso atrás: Si algo sucede con los datos, la información y las aplicaciones comerciales, las empresas no pueden retroceder en el tiempo para hacer correcciones ni encontrar y acceder a esos registros sin un respaldo. Por ende, es necesario contar con una estrategia de protección del ciclo de vida de la información para administrar y coordinar los diversos ciclos de vida del marco de administración del ciclo de la información y los datos.

  • Considerando el futuro y el pasado: Los datos permanecen activos desde una perspectiva de lectura, ya sea durante diferentes intervalos o de forma sostenida. Las empresas producen constantemente nuevos datos, metadatos, copias y copias de copias. Por lo tanto, al comprender que los datos base siguen siendo estáticos e inalterables, las empresas obtienen información estratégica sobre cómo protegerlos en el futuro, por ejemplo, protegiendo los datos estáticos con frecuencia.

  • Centrarse en lo esencial: Las empresas conocen las similitudes y diferencias entre los datos, la información y el almacenamiento de medios, además de la ILM asociada y la protección por niveles. Por lo tanto, pueden liberar valor y eliminar la complejidad y los altos costos para sostener el crecimiento. Para hacer esto, comienzan revisando la administración de su información junto con sus medios de almacenamiento, respaldo y ciclos de vida correspondientes.

¿Por qué es necesaria la administración del ciclo de vida de la información?

La definición de administración del ciclo de vida de la información proporcionada anteriormente muestra que ILM es fundamental para las empresas centradas en los datos, como los bancos, las empresas de telecomunicaciones y las de seguros. A continuación, se muestran otras razones para implementar una política de administración del ciclo de vida de la información:

 

  1. Encontrar dificultades con los problemas de cumplimiento

    El cumplimiento de las normas federales y estatales es obligatorio para todas las empresas. Solo es posible cuando los datos de la empresa están bien administrados. Por ejemplo, el sector bancario requiere que todas las empresas protejan la información de sus clientes. También conserva información como los detalles de la transacción y del seguro social, y la información de contacto.

    Como consecuencia, necesitan validar, actualizar y mantener la información para realizar un seguimiento de los clientes actuales y anteriores. Del mismo modo, también deben conservar regularmente los datos relacionados con los impuestos y presentarlos ante las autoridades pertinentes. ILM garantiza que las empresas actualicen su información periódicamente y la presenten en el formato correcto a tiempo.

  2. Enfrentar acciones legales diversas

    Las empresas que se enfrentan a acciones legales que habitualmente inician proveedores o clientes deben analizar la información de su base de datos. Los metadatos podrían ofrecerles suficiente información sobre por qué se enfrentan a acciones legales y permitirles realizar correcciones. Los datos también podrían ayudar a las empresas a proporcionar pruebas suficientes para contrarrestar las acciones legales en su contra.

  3. Proporcionar un rendimiento que no es óptimo

    Solo es posible optimizar los procesos después de cuantificar y comparar su rendimiento con el plan. Llevar un registro de los procesos relacionados, en definitiva, permite que el negocio comprenda el tiempo que se tarda en completar las tareas y medir las tasas de éxito o fracaso.

    Para un negocio de comercio electrónico, por ejemplo, el tiempo que los clientes pasan en el sitio web, el volumen de transacciones completadas o el tiempo empleado por transacción proporcionan información valiosa que permite al propietario optimizar el rendimiento del sitio web.

  4. Ofrecer un servicio al cliente rápido y eficaz

    Las empresas que pueden recuperar rápidamente los detalles del número de teléfono de cada cliente son un impulso de confianza a los ojos de los clientes. Pueden resolver las consultas de los clientes rápidamente y mejorar su servicio al cliente y su satisfacción. A su vez, esto genera lealtad a la marca y buenas reseñas que atraen nuevos negocios.

Fases de la administración del ciclo de vida de la información

Las diferentes industrias generalmente tendrán distintas etapas de administración del ciclo de vida de la información. Sin embargo, es posible clasificarlos en las siguientes fases generales:

 

  1. Recopilación de datos

    Las empresas recopilan datos de fuentes confiables, en línea y sin conexión. Las redes sociales e Internet son buenas fuentes de grandes volúmenes de datos disponibles para usuarios gratuitos y de pago. Algunas empresas ofrecen información auténtica basada en sus requisitos, que es más valiosa.

  2. Creación de datos

    A medida que el negocio inicia sus operaciones, comienza a generar y recopilar información a gran escala. Registra datos a diario en todos sus procesos y los almacena digitalmente, lo que incluye asistencia, inventarios, facturas, quejas, consultas y otras transacciones.

  3. Clasificación de datos

    La empresa clasificará los datos recopilados y de entrada antes de almacenarlos. La clasificación facilita el almacenamiento y la recuperación de datos de manera eficiente. Las grandes empresas administran bases de datos que almacenan información categóricamente y ofrecen muchas instalaciones de procesamiento, lo que hace que la información sea más valiosa. Conservan y clasifican los datos en niveles para una recuperación eficiente y una mejor administración.

  4. Archivado de datos

    Al recopilar y almacenar datos durante un período, la cantidad se vuelve voluminosa, y esto dificulta la clasificación y el almacenamiento de la información. Por lo tanto, es fundamental documentar y archivar los datos almacenados periódicamente para que estén disponibles cuando sea necesario, y permitir que las consultas y transacciones frecuentes utilicen solo los datos más recientes y relevantes.

  5. Seguridad de datos

    Ya sea que se trate de datos en tiempo real o archivados, las empresas deben almacenarlos de forma segura. La ciberseguridad es fundamental para la protección del ciclo de vida de la información debido al creciente número de amenazas a la privacidad de los datos y los ataques de actores maliciosos en todo el mundo.

  6. Eliminación de datos

    Los datos se vuelven obsoletos con el tiempo por varias razones, como cuando se cambian procesos o políticas, o se adoptan mejores estrategias. Los costos de los datos obsoletos para las empresas pueden ser bastante altos debido a los precios relacionados con la seguridad, el procesamiento, el almacenamiento y la recuperación de datos. Es necesaria una evaluación periódica de la información para eliminar los datos obsoletos.

  7. Asignación de datos

    Evaluar todo que se almacena es esencial para usarlo. La administración de datos es costosa y requiere una evaluación cuidadosa con frecuencia. Las empresas pueden compilar y almacenar datos masivos para usarlos posteriormente en cálculos. También pueden recuperar y analizar datos antiguos para compararlos e identificar patrones que ayuden a tomar decisiones de administración.

Administración del ciclo de vida de la información y de los registros

La administración de registros es una parte crítica de la estrategia general de ILM. Garantiza la disponibilidad y autenticidad de los registros a lo largo del tiempo para ayudar a las empresas a lograr su misión y tomar decisiones. También ayuda a garantizar el cumplimiento de las regulaciones de la industria y las leyes gubernamentales.

Las políticas de administración de registros se encuentran en el centro de la administración de registros: la política del ciclo de vida de la información. Definen qué información y datos mantienen las empresas como registros. Estas políticas también definen los procedimientos para la administración de registros, los períodos de retención y la destrucción segura.

Beneficios de la administración del ciclo de vida de la información

Los beneficios de la administración del ciclo de vida de la información varían de una empresa a otra. Desde el servicio de atención al cliente hasta la administración de contenido, la información es ahora la fuerza impulsora que ayuda a las empresas a sobrevivir y tener éxito en un mercado altamente competitivo.

La implementación de la administración del ciclo de vida de la información transforma la administración de datos y aporta beneficios significativos a las empresas mediante la simplificación y consolidación de los recursos y sistemas de tecnología de la información. También ayuda a reducir el crecimiento de la información almacenada y admite inversiones en la administración del ciclo de vida de la información empresarial para producir aumentos aparentes en capacidades empresariales específicas.

A continuación, se muestran los beneficios esenciales de la administración del ciclo de vida de la información:

  • Riesgo reducido: ILM reduce la información vencida e innecesaria y hace que sus datos sean más fáciles de detectar y administrar. La reducción del volumen de información no esencial limita el riesgo de pérdida de datos, fugas y detección de contenido desfavorable. Además, las empresas que saben dónde encontrar información almacenada electrónicamente (ESI, Electronically Stored Information), reducen la posibilidad de perder datos críticos durante la búsqueda.

  • Administración de contenido: La ILM permite a las empresas administrar su contenido desde su punto de creación o recopilación hasta su almacenamiento, eliminación o retirada.

  • Servicio mejorado: La detección electrónica, la administración de registros y el archivado pueden dejar de convertirse en una distracción que agota a los departamentos legales y de TI. Las empresas y los departamentos legales pueden dedicar más tiempo y esfuerzo a atender a los clientes y a ejecutar estrategias empresariales, y menos a las solicitudes de detección electrónica y administración de la información.

  • Ahorro de costos: las empresas pueden reducir los costos de almacenamiento, retenciones legales y detección electrónica con mejores soluciones de administración del ciclo de vida de la información. La reducción de los "desechos digitales" disminuye el alcance de búsqueda general de una empresa al tiempo que mejora las posibilidades de encontrar información rápidamente. Además, reducir la duplicación y los datos sin valor agregado impacta directamente en los costos de detección.

  • Acceso más rápido a la información: La categorización de los datos creados, recopilados o almacenados mediante la ILM le da al negocio un acceso más rápido a la información.

  • Control más eficaz: la administración del ciclo de vida de la información puede introducir controles de administración que benefician a la empresa. ILM también puede traer la ventaja de mejorar la administración de la información para todo el negocio.

Conclusión

Es curioso que, independientemente de la industria, la administración del ciclo de vida de la información sigue siendo similar; Desde comercios de venta al público en línea hasta bancos, empresas de telecomunicaciones o de seguros. La información debe pasar por las etapas de administración del ciclo de vida de la información en algún momento.

Las empresas comienzan su ILM mediante la recopilación de datos de mercado para determinar la viabilidad y comprender la competencia. Luego, utilizan herramientas de administración del ciclo de vida de la información para generar y recopilar información que clasifican y almacenan por diversas razones. Posteriormente, utilizan herramientas de inteligencia empresarial para el análisis de procesos y el ajuste fino.

Las empresas dependen en gran medida de la información que recopilan, crean, analizan y almacenan. Por lo tanto, deben dar importancia a la seguridad de los datos para proteger sus activos e intereses de información. También utilizan la administración de registros para archivar y eliminar información a fin de ahorrar espacio de almacenamiento y minimizar los costos asociados. 

El resultado es que cuanto más innovadoras sean las empresas para lograr la administración del ciclo de vida de la información, mayores serán los beneficios.