Der umfassende Leitfaden für Information Lifecycle Management

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Informationen sind heute der Sauerstoff für Unternehmen – ob groß oder klein. Datengetriebene Unternehmen haben sich als erfolgreich erwiesen, wenn sie ihre Strategien an den Marktanforderungen ausrichten. Sie müssen wissen, was ihre Kunden wollen und verlangen, und es anbieten. Dank der detaillierten Informationen, die sie sammeln und genau analysieren, können sie auch potenzielle Kunden in ihrem Zielmarkt ansprechen, die an ihren Produkten oder Dienstleistungen interessiert sind.

 

Die Unternehmen haben mit riesigen Mengen an Informationen zu tun, die sie im Laufe ihres Lebens und während ihres Wachstums sammeln, erzeugen oder speichern. Da Daten ein kritisches Element sind, das die Produktivität und Rentabilität eines Unternehmens steigert, müssen sie richtig verwaltet werden.

 

Ein Unternehmen sammelt, erstellt, klassifiziert und archiviert Daten und löscht sie später, wenn sie obsolet werden. Daher ist das Information Lifecycle Management (ILM) ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens, das ständig wächst und sich weiterentwickelt.

 

ILM (eine Form von Data Lifecycle Management) ist eine Best Practice für die Verwaltung von Geschäftsdaten während ihres gesamten Lebenszyklus. Diese Lösungen können die Leistung von Unternehmensanwendungen verbessern und die Infrastrukturkosten senken. Sie können auch Risiko-, Compliance- und Governance-Frameworks für Unternehmensdaten bereitstellen.

 

Daher können Unternehmen ihre Infrastruktur mithilfe von ILM mit einer mehrstufigen Unternehmensdatenmanagement-Strategie optimieren und gleichzeitig einen Kontrollrahmen für Data Governance und Compliance einrichten.

 

Branchenanalysten weisen darauf hin, dass viele der Daten, auf die sich Unternehmen verlassen, nicht aktuell sind. Da der Wert von Daten im Laufe der Zeit dramatisch abnimmt, besteht die Notwendigkeit, ein Informationstechnologie-Lebenszyklusmanagement zu etablieren. Es würde sicherstellen, dass nur aktuelle, aktive Daten wertvolle Tier-One-Rechen-, Verarbeitungs- und Speicherressourcen verbrauchen und dass die Compliance-Richtlinie alle Daten während ihres gesamten Lebenszyklus regelt.

 

Was ist Information Lifecycle Management?

 

Information Lifecycle Management (ILM) bezieht sich auf die Überwachung von Daten (Informationen) von der Erstellung bis zur Stilllegung, um ihren Nutzen zu optimieren und ihre Kosten zu senken. Außerdem sollen die mit den Daten verbundenen Compliance- und Rechtsrisiken minimiert werden.

 

ILM hilft dabei, Informationen durch Service-Levels und Verwaltungsrichtlinien, die mit Metadaten, Daten und Anwendungen verbunden sind, mit den Geschäftsanforderungen in Einklang zu bringen.

 

Unternehmen müssen Informationen und Daten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten. ILM beginnt, wenn sie den Datensatz erstellen oder erhalten und deckt später dessen Verwendung, Wartung, Speicherung und Abruf ab. In der letzten Phase werden die Informationen entweder entsorgt, vernichtet oder dauerhaft gemäß dem festgelegten Aufbewahrungsplan aufbewahrt.

 

Darüber hinaus müssen Organisationen alle Informationen mit dem richtigen Schutz und der richtigen Sicherheit verwalten, insbesondere für persönliche und vertrauliche Informationen. Zu den Best Practices für das Information Lifecycle Management gehören die Optimierung der Speicherung sowie Strategien zur Verbesserung der Datenqualität, des Nutzens und der Sicherheit.

 

Merkmale des Information Lifecycle Management

 

ILM hat mehrere definierende Merkmale:

 

  • Business-Centric: Unternehmen sollten ILM in ihre wichtigsten Prozesse, Initiativen und Anwendungen integrieren, um dem aktuellen und zukünftigen Wachstum und Bedarf an Informationen gerecht zu werden.

  • Zentral verwaltet: Unternehmen sollten ihre Informationsressourcen unter die Zuständigkeit ihrer ILM-Strategie stellen.

  • Richtlinienbasiert: Unternehmen sollten eine Richtlinie für das Information Lifecycle Management implementieren, die alle ihre Prozesse, Anwendungen und Ressourcen umfasst.

  • Optimiert: Die Strategie für das Information Lifecycle Management sollte die unterschiedlichen Anforderungen an die Datenspeicherung berücksichtigen und die Ressourcen entsprechend dem Wert der Geschäftsdaten zuweisen.

  • Heterogen: ILM-Strategien sollten alle Arten von verfügbaren Betriebssystemen und Speicherplattformen berücksichtigen.

     

Information Lifecycle Management-Prozess

 

Der Lebenszyklus des Informationsmanagements beginnt lange vor dem Beginn des Unternehmens oder der Organisation. Vor dem Start führt ein Unternehmen oder eine Organisation eine Marktforschung durch, bei der große Mengen an Informationen gesammelt werden, um wichtige Entscheidungen zu treffen. Dazu gehören das Produkt oder die Dienstleistung, auf die man sich konzentrieren soll (produzieren, vertreiben oder verwalten), das Kunden- oder Marktsegment, auf das man sich konzentrieren soll, die richtige Platzierung, die Preisgestaltung und die bestehende Konkurrenz.

 

Wenn das Unternehmen schließlich seinen Betrieb aufnimmt, beginnt es mit der Erstellung und Sammlung von Informationen, die es zur weiteren Feinabstimmung seiner Prozesse und Verfahren verwendet. Anschließend klassifiziert und speichert es die erstellten und verwalteten Informationen so, dass sie bei Bedarf abrufbar sind.

 

Wenn das Unternehmen oder die Organisation reift, archiviert es die älteren Informationen und löscht veraltete Daten. Außerdem sichert es die gespeicherten Daten, damit nur autorisierte Personen darauf zugreifen können. Deshalb analysieren und bewerten Unternehmen kontinuierlich Daten, um sie für die Strategiebildung und für Entscheidungsprozesse zu nutzen.

 

Richtlinie für das Information Lifecycle Management

 

Die Richtlinie für das Information Lifecycle Management besteht aus den übergreifenden Datenspeicher- und Informationsrichtlinien, die die Managementprozesse steuern. Geschäftsziele und -treiber diktieren ILM-Richtlinien, so dass sie in der Regel in ein Information Lifecycle Management-Framework aus allgemeinem IT-Management und Governance, Änderungskontrollprozessen, Service Level Agreements (SLAs) sowie Systemverfügbarkeit und Wiederherstellungszeiten eingebunden sind.

 

Ziele für das Information Lifecycle Management

 

Die Verwaltung von Daten ist eine anspruchsvolle Aufgabe, aber es gibt bestimmte Ziele, die ein Unternehmen berücksichtigen muss. Sie bilden die Grundlage, um einen ungehinderten und reibungslosen Informationsfluss zu erreichen. Die Hauptziele von ILM sind:

 

  • Datensicherheit und Vertraulichkeit: Die enorme Menge an Daten, die es gibt, bedeutet eine ebenso große Menge an Risiken und Bedrohungen. Heutzutage sind Daten so etwas wie die neue Währung der digitalen Welt, daher ist ihre Sicherheit für jeden Einzelnen und jedes Unternehmen äußerst wichtig. Daher ist es notwendig, die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, den Zugriff von unbefugten Dritten zu verhindern und sie vor Malware oder Korruption zu schützen.

  • Verfügbarkeit: Da Daten die treibende Kraft der digitalen Welt sind, ist es sinnvoll, sicherzustellen, dass sie bei Bedarf schnell verfügbar sind. Mangelnde Verfügbarkeit führt zu kaskadenartigen Ausfällen von Prozessen, die von Informationen aus vorherigen Prozessen abhängig sind, was Daten zu einem der Hauptziele von ILM machen.

  • Integrität: Daten werden im täglichen Betrieb verwendet und sind daher bei jeder Verwendung mehrfachen Revisionen und Bearbeitungen ausgesetzt. Hinzu kommt die verstärkte Implementierung von datenzentrierten Technologien wie Cloud Computing oder das Internet der Dinge (IoT). Daher ist Datenintegrität erforderlich, um sicherzustellen, dass allen Benutzern korrekte Informationen zur Verfügung stehen und alle vorgenommenen Änderungen in allen Instanzen widergespiegelt werden.

     

Strategie für das Information Lifecycle Management

 

Die Erstellung einer ILM-Strategie kann Unternehmen dabei helfen, festzulegen, wie sie ihre Daten, Informationen und Speichermedien behandeln oder einen mehrstufigen Schutz einsetzen wollen.

 

  • Ein Schritt zurück: Wenn etwas mit Geschäftsdaten, Informationen und Anwendungen passiert, können Unternehmen nicht in der Zeit zurückgehen, um Korrekturen vorzunehmen oder diese Aufzeichnungen zu finden und darauf zuzugreifen, ohne dass ein Backup vorhanden ist. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit einer Strategie zum Schutz des Informationslebenszyklus, um die verschiedenen Lebenszyklen im Rahmen des Daten- und Informationslebenszyklusmanagements zu verwalten und zu koordinieren.

  • Betrachtung der Zukunft und der Vergangenheit: Daten bleiben aus der Leseperspektive entweder in verschiedenen Intervallen oder dauerhaft aktiv. Unternehmen produzieren ständig neue Daten, Metadaten, Kopien und Kopien von Kopien. Durch das Verständnis, dass die Basisdaten statisch und unveränderlich bleiben, erhalten Unternehmen also einen Einblick, wie sie diese in Zukunft schützen können –zum Beispiel durch häufiges Sichern der statischen Daten.

  • Konzentration auf das Wesentliche: Unternehmen kennen die Gemeinsamkeiten und Unterschiede ihrer Daten-, Informations- und Medienspeicher sowie die damit verbundenen ILM- und Tiered Protection. So können sie Werte freisetzen und Komplexität und hohe Kosten beseitigen, um das Wachstum zu unterstützen. Dazu überdenken sie zunächst ihr Informationsmanagement mitsamt Speichermedien, Backup und den entsprechenden Lebenszyklen.

     

Woher kommt der Bedarf an Information Lifecycle Management?

 

Die oben genannte Definition von Information Lifecycle Management zeigt, dass ILM für datenzentrierte Unternehmen wie Banken, Telekommunikation oder Versicherungen entscheidend ist. Im Folgenden werden einige weitere Gründe für die Implementierung einer Information-Lifecycle-Management-Richtlinie genannt:

 

  1. Schwierigkeiten bei der Lösung von Compliance-Problemen

     

Die Einhaltung von Bundes- und Landesvorschriften ist für alle Unternehmen verpflichtend. Das ist nur möglich, wenn die Geschäftsdaten gut verwaltet werden. Zum Beispiel verlangt der Bankensektor von allen Unternehmen, dass sie ihre Kundeninformationen sicher aufbewahren. Sie speichern auch Informationen wie Transaktionsdetails, Sozialversicherungsdaten und Kontaktinformationen.

 

Daher müssen sie die Informationen validieren, aktualisieren und pflegen, um den Überblick über aktuelle und ehemalige Kunden zu behalten. Ebenso sollten sie steuerrelevante Daten aufbewahren und regelmäßig an die zuständigen Behörden melden. ILM stellt sicher, dass die Unternehmen ihre Informationen regelmäßig aktualisieren und pünktlich im richtigen Format einreichen.

 

        2. Klagen sind anhängig

 

Unternehmen, die regelmäßig mit Klagen von Lieferanten oder Kunden konfrontiert sind, müssen ihre Datenbankinformationen analysieren. Metadaten könnten ihnen genügend Informationen darüber bieten, warum sie mit Klagen konfrontiert werden, und es ihnen ermöglichen, Korrekturen vorzunehmen. Die Daten könnten Unternehmen auch dabei helfen, genügend Beweise zu liefern, um Klagen gegen sie abzuwehren.

 

        3. Leistung nicht optimal

 

Eine Optimierung von Prozessen ist erst möglich, nachdem ihre Leistung quantifiziert und mit dem Plan verglichen wurde. Die Verfolgung der zugehörigen Prozesse ermöglicht es dem Unternehmen letztendlich, die für die Erledigung von Aufgaben benötigte Zeit zu verstehen und die Erfolgs- oder Misserfolgsquote zu messen.

 

Für ein E-Commerce-Geschäft beispielsweise liefern die Zeit, die Kunden auf der Website verbringen, das Volumen der abgeschlossenen Transaktionen oder die pro Transaktion benötigte Zeit wertvolle Informationen, die es dem Eigentümer ermöglichen, die Website-Performance zu optimieren.

 

        4. Schneller und effektiver Kundenservice

 

Unternehmen, die Kundendaten schnell über die Telefonnummer abrufen können, sind in den Augen der Kunden ein Vertrauensvorschuss. Sie können Kundenanfragen schnell lösen und ihren Kundenservice und die Kundenzufriedenheit verbessern. Das wiederum schafft Markentreue und gute Bewertungen, die neues Geschäft anziehen.

 

Phasen des Information Lifecycle Managements

 

Verschiedene Branchen haben in der Regel unterschiedliche Phasen des Information Lifecycle Managements. Es ist jedoch möglich, sie in die folgenden groben Phasen zu unterteilen:

 

  1. Datenerfassung

     

Unternehmen sammeln Daten aus zuverlässigen Quellen – online und offline. Soziale Netzwerke und das Internet sind gute Quellen für große Mengen an verfügbaren Daten für kostenlose und bezahlte Benutzer. Einige Unternehmen bieten authentische Informationen, die auf ihren Anforderungen basieren, was wertvoller ist.

 

        2. Datenentstehung

 

Sobald das Unternehmen seine Tätigkeit aufnimmt, beginnt es, in großem Umfang Informationen zu generieren und zu sammeln. Es erfasst täglich Daten in allen Prozessen und speichert sie digital, einschließlich Anwesenheit, Inventar, Rechnungen, Beschwerden, Anfragen und andere Transaktionen.

 

        3. Datenklassifizierung

 

Das Unternehmen klassifiziert alle gesammelten und eingegebenen Daten, bevor es sie speichert. Die Klassifizierung erleichtert das effiziente Speichern und Abrufen von Daten. Große Unternehmen verwalten Datenbanken, die Informationen kategorisch speichern und viele Verarbeitungsmöglichkeiten bieten, wodurch die Informationen wertvoller werden. Sie halten und klassifizieren Daten in Tiers für effizientes Abrufen und bessere Verwaltung.

 

        4. Datenarchivierung

 

Das Sammeln und Speichern von Daten über einen bestimmten Zeitraum wird voluminös und macht es schwierig, die Informationen zu sortieren und zu speichern. Daher ist es wichtig, die gespeicherten Daten regelmäßig zu dokumentieren und zu archivieren, damit sie bei Bedarf verfügbar sind und bei häufigen Abfragen und Transaktionen nur die neuesten und relevanten Daten verwendet werden.

 

        5. Datensicherheit

 

Ob in Echtzeit oder archiviert, Unternehmen sollten ihre Daten sicher speichern. Aufgrund der zunehmenden Bedrohungen des Datenschutzes und der Angriffe von böswilligen Akteuren auf der ganzen Welt ist die Cybersicherheit für den Schutz des Informationslebenszyklus von entscheidender Bedeutung.

 

        6. Datenentsorgung

 

Daten werden im Laufe der Zeit aus verschiedenen Gründen veraltet, z. B. durch veränderte Prozesse, geänderte Richtlinien oder die Einführung besserer Strategien. Die Kosten für veraltete Daten können für Unternehmen aufgrund der Kosten für Datensicherheit, Verarbeitung, Speicherung und Abruf recht hoch sein. Eine periodische Informationsbewertung ist notwendig, um veraltete Daten zu entfernen.

 

        7. Datenzuweisung

 

Die Beurteilung dessen, was Sie aufbewahren, ist entscheidend, um es zu nutzen. Die Datenverwaltung ist kostspielig und erfordert häufig eine sorgfältige Bewertung. Unternehmen können Massendaten zusammenstellen und speichern, um sie später für Berechnungen zu verwenden. Sie können auch alte Daten abrufen und analysieren, um sie zu vergleichen und Muster zu erkennen, die bei Managemententscheidungen helfen.

 

Datensätze und Information Lifecycle Management

 

Das Records Management von Datensätzen ist ein wichtiger Teil der gesamten ILM-Strategie. Es stellt die Verfügbarkeit und Authentizität von Aufzeichnungen über einen längeren Zeitraum sicher, um Unternehmen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben und der Entscheidungsfindung zu unterstützen. Außerdem hilft es, die Einhaltung von Branchenvorschriften und staatlichen Gesetzen sicherzustellen.

 

Records Management Policies stehen im Zentrum der Records Management – Information Lifecycle Policy. Darin wird definiert, welche Informationen und Daten von Unternehmen als Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Diese Richtlinien definieren auch die Verfahren für die Verwaltung von Aufzeichnungen, Aufbewahrungsfristen und die sichere Vernichtung.

 

Vorteile von Information Lifecycle Management

 

Die Vorteile des Information Lifecycle Management sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Vom Kundenservice bis zum Content Management sind Informationen heute die treibende Kraft, die Unternehmen helfen, in einem hart umkämpften Markt zu überleben und erfolgreich zu sein.

 

Die Implementierung von Information Lifecycle Management transformiert das Datenmanagement und bringt Unternehmen erhebliche Vorteile durch die Vereinfachung und Konsolidierung von informationstechnischen Ressourcen und Systemen. Es hilft auch, das Wachstum der gespeicherten Informationen zu reduzieren und unterstützt Investitionen in das Enterprise Information Lifecycle Management, um eine sichtbare Steigerung der spezifischen Geschäftsfähigkeiten zu erreichen.

 

Im Folgenden finden Sie die wesentlichen Vorteile von Information Lifecycle Management:

 

  • Geringeres Risiko: ILM reduziert abgelaufene und nicht benötigte Informationen und macht Ihre Daten leichter auffindbar und verwaltbar. Die Reduzierung des Volumens an nicht essenziellen Informationen verringert das Risiko von Datenverlusten, Lecks und der Entdeckung von unvorteilhaften Inhalten. Darüber hinaus verringern Unternehmen, die wissen, wo elektronisch gespeicherte Informationen (ESI) zu finden sind, die Wahrscheinlichkeit, bei der Suche wichtige Daten zu übersehen.

  • Inhaltsverwaltung: ILM ermöglicht es Unternehmen, ihre Inhalte von der Erstellung oder Sammlung bis zur Speicherung, Entsorgung oder Ausmusterung zu verwalten.

  • Verbesserter Service: eDiscovery, Records Management und Archivierung lenken die Rechtsabteilung und die IT-Abteilung nicht mehr von ihrer eigentlichen Arbeit ein. Die Geschäfts- und Rechtsabteilung kann sich mehr auf die Kundenbetreuung und die Umsetzung der Geschäftsstrategie konzentrieren und weniger auf eDiscovery- und Informationsmanagement-Anfragen.

  • Kosteneinsparungen: Unternehmen können durch bessere Lösungen für das Information Lifecycle Management Kosten für Speicherung, gesetzliche Aufbewahrung und eDiscovery reduzieren. Die Reduzierung des „digitalen Schutts“ verringert den gesamten Suchumfang eines Unternehmens und verbessert gleichzeitig die Chancen, Informationen zeitnah zu finden. Außerdem wirkt sich die Reduzierung von Duplikaten und nicht wertschöpfenden Daten direkt auf die Discovery-Kosten aus.

  • Schnellerer Zugriff auf Informationen: Die Kategorisierung der unter ILM erstellten, erfassten oder gespeicherten Daten ermöglicht dem Unternehmen einen schnelleren Zugriff auf die Informationen.

  • Effektivere Governance: Das Information Lifecycle Management kann Managementkontrollen einführen, die dem Unternehmen zugute kommen. ILM kann auch den Bonus eines verbesserten Informationsmanagements für das gesamte Unternehmen bringen.

     

Das Ergebnis

 

Interessanterweise bleibt das Information Lifecycle Management in allen Branchen ähnlich – vom Online-Händler bis zum Bank-, Telekommunikations- oder Versicherungsunternehmen. Die Informationen müssen irgendwann die Phasen des Information Lifecycle Management durchlaufen.

 

Unternehmen beginnen ihr ILM, indem sie Marktdaten sammeln, um die Machbarkeit zu bestimmen und die Konkurrenz zu verstehen. Sie verwenden dann Information-Lifecycle-Management-Tools, um Informationen zu generieren und zu sammeln, die sie aus verschiedenen Gründen klassifizieren und speichern. Später nutzen sie Business-Intelligence-Tools zur Prozessanalyse und Feinabstimmung.

 

Unternehmen sind in hohem Maße von Informationen abhängig, die sie sammeln, erstellen, analysieren und speichern. Daher müssen sie die Datensicherheit in den Vordergrund stellen, um ihre Informationswerte und Interessen zu schützen. Sie nutzen Records Management auch zur Archivierung und Entsorgung von Informationen, um Speicherplatz zu sparen und die damit verbundenen Kosten zu minimieren.

 

Unterm Strich gilt: Je innovativer Unternehmen ihr Information Lifecycle Management gestalten, desto mehr profitieren sie davon.

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