Enterprise Vault™ 導入/計画

SharePoint アーカイブの戦略を計画する方法

ファイルシステムアーカイブと同様に、SharePoint アーカイブを実施する目的により、実施するアーカイブポリシーを決定します。この目的には、コンプライアンスの規制を順守するため、またはサーバーでのディスク領域の使用率を制御するため、またはその両方の場合があります。コンプライアンス規定の順守が必須になっている場合、こちらが優先されます。

どの SharePoint サーバーをアーカイブするかを決定したら、アーカイブ対象として含めるサイトコレクションと、それぞれに適用するアーカイブポリシーを考慮することも必要になります。

サイトコレクションの自動有効化とは、アーカイブ対象の最上位サイトの下に作成された新しいサイトが、自動的にアーカイブを有効にされ、サイトコレクションのポリシーを割り当てられることを意味します。これは、手動による管理作業の必要性を軽減しますが、サイトが十分に定義され構成されていることが必要になります。たとえば、SharePoint サーバーでサイトコレクションを作成し、サブサイトの一部をアーカイブしないことにした場合、自動有効化を有効に設定せず、作成した新しいサブサイトごとにサイトコレクションオブジェクトを手動で作成する必要があります。

ユーザーが SharePoint サイトページからアーカイブ済みアイテムを検索できるようにするには、アーカイブ対象の各 SharePoint サーバーに Archive Search Web パーツをインストールする必要があります。この場合、必要に応じて、Archive Search Web パーツをサイトページに置くこともできます。 Archive Search Web パーツは、SharePoint Portal Server 検索と非常に類似した方法で動作しますが、ユーザーがすでに熟知している場合もあります。

バージョン管理を有効にした場合、アーカイブされている文書の以前のバージョンをユーザーが確認できるようにするために、バージョン履歴リンクも追加する必要があります。

承認された文書にアクセスできても下書きにはアクセスできないユーザーが存在する場合は、下書きをアーカイブするときに、SharePoint アーカイブポリシーで選択する SharePoint 下書きオプションについて、慎重に検討する必要があります。