El almacenamiento en la nube se está volviendo muy popular porque es una herramienta poderosa que permite a las empresas satisfacer sus necesidades informáticas y de almacenamiento, a la vez que mantiene seguros los datos de las empresas y los clientes. Para las empresas que buscan subirse al tren del almacenamiento en línea, esta guía de almacenamiento en la nube empresarial les ayudará a decidir cuál es la mejor opción de almacenamiento para ellas. También se analiza el almacenamiento en línea, cómo funciona, qué tan seguro es, los diferentes tipos de almacenamiento en la nube disponibles para empresas y las ventajas y desventajas.
Se refiere al almacenamiento de archivos en línea. En lugar de usar opciones de almacenamiento local (como una unidad flash, un disco duro o un disco duro externo) para almacenar archivos, estos se guardan en línea. Este modelo de informática en la nube permite almacenar datos en servidores remotos y acceder a ellos a través de Internet (nube). Es administrado, mantenido y operado por un proveedor de servicios en servidores de almacenamiento basados en técnicas de virtualización.
La premisa principal del servicio de almacenamiento en línea es la comodidad del usuario. En el dinámico mundo de los negocios de hoy, sus clientes y empleados necesitan acceso instantáneo a información y datos. Por lo tanto, el almacenamiento en línea cierra esta brecha, ya que permite acceder a un archivo o una aplicación desde un dispositivo (PC, tablet, teléfono o escritorio). También ofrece un rendimiento mejorado, espacio de almacenamiento adicional y una plataforma segura para almacenar archivos, aplicaciones o registros de datos vitales si no desea utilizar su almacenamiento local.
Existen numerosos sistemas de almacenamiento en línea. Algunos tienen un enfoque específico, como almacenar imágenes digitales o mensajes de correo electrónico web, mientras que otros almacenan diversas formas de datos digitales. Algunos sistemas son operaciones pequeñas que utilizan solo un servidor de datos, mientras que otros (soluciones de almacenamiento para empresas) son tan grandes que su equipo físico ocupa un almacén.
Un sistema de almacenamiento en línea solo necesita un servidor de datos que esté conectado a Internet para funcionar. Con este sistema, usted (el cliente) envía una copia de su archivo al centro de datos a través de Internet, que luego registra la información. Cuando desee recuperar el archivo, puede acceder al servidor de datos a través de una interfaz basada en Web. A continuación, el servidor le permite acceder al archivo o devolvérselo.
Por lo general, los sistemas de almacenamiento basados en la nube dependen de muchos servidores de datos porque, dado que los equipos en ocasiones necesitan reparación o mantenimiento, es esencial hacer copias de seguridad de los datos en varios equipos que se ejecutan en diferentes fuentes de energía. Sin esta redundancia, los sistemas de almacenamiento en línea no podrían garantizar a los clientes acceso instantáneo a sus datos.
El almacenamiento y los respaldos empresariales en la nube son esenciales para su empresa, ya que permiten recuperar la información en caso de que ocurra algo con su almacenamiento de datos local.
Los servicios de almacenamiento en línea confiables protegen sus datos detrás del cifrado y requieren una contraseña para obtener acceso. Otras veces, el archivo se puede almacenar detrás de la autenticación de varios factores que requiere una contraseña más otro código generado independientemente de la solicitud de inicio de sesión para obtener acceso.
Existen diferentes métodos para cargar un archivo o una aplicación en su cuenta en línea. Algunos servicios de almacenamiento en línea solo admiten cargas en el navegador, lo que significa que debe iniciar sesión en el sitio web del servicio para cargar datos. Otros ofrecen una aplicación de escritorio que facilita la tarea de arrastrar y soltar un archivo en la carpeta dedicada del servicio.
Una vez que los archivos y datos se almacenan en línea, puede disfrutar de estas funciones: acceder a un archivo o una aplicación desde un dispositivo móvil, transmitir música y videos, compartir archivos con otras personas a través de un vínculo especial, cifrar archivos para evitar que otras personas accedan a ellos, descargar archivos en la computadora, eliminar archivos para liberar espacio y más.
Con la multitud de proveedores de servicios de nube empresarial (CSP, Cloud Service Providers) en el mercado, debe pensar muy bien a la hora elegir un proveedor que le ofrezca la cantidad máxima de ancho de banda y almacenamiento de bajo costo, y a la vez que mantenga sus datos seguros. Aunque existen varios CSP públicos confiables en el mercado, debe seleccionar la mejor opción que satisfaga todas sus necesidades de almacenamiento de datos empresariales.
Muchas empresas están recurriendo al almacenamiento e informática en la nube de tipo híbrido, o a plataformas integradas de gestión de la información. El modelo híbrido combina las ventajas de la infraestructura de nubes públicas y privadas para proveer flexibilidad y seguridad a un costo más bajo. Este modelo cierra la brecha entre la nube pública de baja seguridad y la nube privada de alta seguridad. Debe tener en cuenta que un servidor arbitrario que está conectado a un CSP público no es una red híbrida. Para ser considerada híbrida, la infraestructura de nube privada debe ejecutarse en un servicio en la nube.
El mejor sistema en línea de almacenamiento en la nube para empresas debe hacer lo siguiente:
La seguridad de los datos almacenados en la nube depende de la solución de almacenamiento en línea que utiliza. Los proveedores de nube almacenan sus copias de seguridad en varias ubicaciones con diferentes fuentes de electricidad para evitar la pérdida de datos. Estos centros de datos utilizan sistemas sofisticados con generación eléctrica de emergencia, detección de humo y protección contra incendios. Además, cuentan con muchas defensas, refuerzos y protección interna para evitar intrusiones, robo de software de almacenamiento o destrucción física por parte de empleados inconformes. Obtenga más información sobre el ransomware y el malware que podría afectar la seguridad de sus datos.
Los sistemas en la nube utilizan procesos de autenticación como contraseñas y nombres de usuario para limitar el acceso, proteger sus datos y evitar el acceso no autorizado. El cifrado de datos y la autenticación de varios factores también se usan para proteger los datos interceptados en movimiento o robados del servidor. Sin embargo, las contraseñas pueden hackearse, y un empleado deshonesto puede obtener acceso a las claves de cifrado de sus datos. Además, sus datos no son inmunes a la búsqueda y confiscación por parte del gobierno.
Entonces, ¿sus datos están seguros en la nube? Bueno, la verdad es que ningún proveedor de servicios en la nube puede garantizar una seguridad de datos del 100%. De todos modos, dado que la mayoría de las empresas de almacenamiento en línea operan en un mercado feroz, dependen en gran medida de su reputación, y puede estar seguro de que harán todo lo posible para asegurarse de que cuentan con las medidas de seguridad más avanzadas disponibles para proteger a los datos de sus clientes.
Hay gobiernos a los que se les ha señalado por el mal uso de datos que se encontraban en una nube privada. Sería prudente no almacenar información confidencial personal o de la empresa en la nube. Sin embargo, los proveedores de servicios en la nube usan métodos de seguridad más complejos para proteger datos que la mayoría de las opciones de almacenamiento local.
Aunque todos los sistemas de almacenamiento en línea evitan que los datos se pierdan debido a incendios, huracanes, inundaciones y averías informáticas, su información sigue siendo vulnerable porque está en manos de terceros. Por lo tanto, antes de seleccionar un proveedor, investigue.
Además, el almacenamiento en línea es más confiable cuando se usa junto con otro sistema de almacenamiento (por ejemplo, Google Drive). Dado que la mayor preocupación con el almacenamiento en la nube para empresas es la pérdida de datos y no los datos robados, el problema se elimina si usa la nube como una plataforma de uso compartido más que como una de almacenamiento.
Aunque los servicios de almacenamiento en línea pueden no ser 100% seguros, sus beneficios superan ampliamente al riesgo potencial. Esto se evidencia en una gran cantidad de empresas que utilizan estos servicios de manera extensiva.
Este servicio en la nube permite tener una nube en una infraestructura compartida. En este caso, el proveedor posee y administra toda la infraestructura en la nube (hardware y software) y la entrega a través de Internet como un servicio en la nube. Imagine la nube pública como un gran complejo de apartamentos. El CSP es el propietario, mientras que los clientes individuales y empresariales que utilizan el servicio son los inquilinos. El principio de recursos compartidos permite al CSP ofrecer precios más bajos.
Compartir estos recursos le traerá muchos beneficios, ya que tendrá un cumplimiento alto de las normas del sector, y las inversiones en infraestructura son una de las cualidades que más atrae clientes. Estas son otras ventajas de la nube pública:
A diferencia de la nube pública, que se basa en el uso compartido de recursos, la nube privada es solo para el uso de una organización. Es una alternativa ideal para empresas más grandes con datos críticos que necesitan seguridad adicional. Es probable que las instituciones financieras, las agencias gubernamentales y las organizaciones de atención médica prefieran una solución de nube privada.
La infraestructura puede estar con un proveedor externo o en las instalaciones. Independientemente de ello, el hardware y los servicios son exclusivos para la organización. Estas son algunas ventajas:
El modelo de nube privada es costoso en comparación con uno público porque es necesario que sea propietario y administre su centro de datos y equipo de TI. La subcontratación de un proveedor externo también es costosa.
El sistema híbrido usa nubes públicas y privadas. Es decir, mientras su equipo de TI administra una sección de la nube internamente, el resto se administra fuera de las instalaciones. Más adelante, encontrará una sección donde se discute la solución de nube híbrida con detalle.
Esta infraestructura en la nube permite el acceso a los datos desde diferentes organizaciones o departamentos. Este esfuerzo colaborativo permite compartir infraestructura entre varias entidades de una comunidad específica que tiene preocupaciones comunes (cumplimiento, seguridad, jurisdicción, etc.), y puede administrarse internamente o delegarse a un tercero. Por ejemplo, distintas sucursales de una misma empresa que se encuentran en localidades diferentes. Las diferentes funciones del gobierno también pueden acceder a los datos gubernamentales a través de la infraestructura de una nube comunitaria.
El almacenamiento en línea móvil permite almacenar y administrar archivos, fotos, videos y música desde dispositivos móviles (tablets, laptops y smartphones). Hoy en día, muchos dispositivos móviles nuevos están equipados con almacenamiento en línea precargado y configurado que se puede usar para hacer respaldos de los archivos. Los dispositivos con sistema operativo Android usan Google Drive, los dispositivos con Apple iOS usan iCloud, mientras que Samsung Galaxy se asoció con Dropbox.
Es más probable que su empresa reduzca los costos operativos usando servicios basados en la nube que utilizando discos duros externos o soluciones de alojamiento internas. También se elimina el costo del tiempo empleado para hacer manualmente las copias de seguridad de rutina. No es necesario gastar más dinero en servidores adicionales que son costosos de mantener. El almacenamiento en línea brinda mucho espacio para almacenar datos, a menudo a precios bajos y asequibles.
Con el almacenamiento local, solo puede acceder a sus archivos o datos desde una ubicación en particular. Sin embargo, con el almacenamiento en línea, los dispositivos que usa a diario se convierten en puntos de acceso. Por lo tanto, puede acceder a todos los archivos, fotos, aplicaciones, videos y carpetas en la nube desde cualquier lugar del mundo. Por supuesto, debe tener acceso a internet y las credenciales necesarias. Esto elimina el estrés de transferir archivos entre dispositivos cada vez que quiere acceder a ellos, que, francamente, es molesto y complicado.
Quizá la ventaja más significativa de usar el almacenamiento en línea es que tiene la garantía de una solución de copias de seguridad en caso de que algo salga mal y sus datos se pierdan o se corrompan durante una recuperación después de un desastre. Si ocurre algo con los archivos almacenados en la computadora, siempre puede acceder a ellos y recuperarlos de la nube con un tiempo de inactividad mínimo.
Puede sincronizar todos los archivos en la nube; por lo tanto, si hace cambios en un archivo, la nube sincronizará automáticamente los cambios en todos los dispositivos afiliados. Esto significa que los archivos son similares en todos los dispositivos y tendrá la última versión del archivo independientemente de cómo elija recuperarlo.
La mayoría de los proveedores de servicios en la nube (CSP, Cloud Service Provider) agregan capas de seguridad adicionales a sus servidores y protocolos para proteger todos los datos almacenados contra ataques físicos o hackeos externos. Para obtener una ventaja competitiva, los CSP emplean las últimas medidas de seguridad de nivel empresarial que las empresas no suelen aplicar. Se cifran los datos almacenados y en tránsito para que los usuarios no autorizados no puedan acceder a ellos.
Enviar docenas de correos electrónicos para compartir archivos es engorroso. La nube facilita la sincronización y el uso compartido de uno o varios archivos con varios destinatarios. Además, los servicios de almacenamiento permiten colaborar con compañeros y ofrecen capacidades de edición a los usuarios autorizados. Dichos cambios se guardan de forma automática y se comparten fácilmente con todos los colaboradores.
Una vez que mueve los datos a la nube, libera espacio en los dispositivos y hardware locales. Por lo tanto, ya no ocupa el valioso espacio en las instalaciones, sino que se almacena virtualmente en los servidores de su CSP.
Debe tener una conexión a Internet para obtener acceso a la nube. Dado que las soluciones de almacenamiento en línea dependen de la velocidad de carga y descarga de Internet, la baja latencia puede impedirle seriamente acceder a la aplicación o los datos en tiempo real.
Las velocidades máximas de ingesta pueden ser más limitadas con el almacenamiento en línea y el ancho de banda de internet que en su red o disco local. Aun así, eso no causaría problemas al hacer copias de seguridad de servidores de archivos y estaciones de trabajo, ya que las copias se hacen en segundo plano mientras los empleados siguen trabajando. Una vez que se hace la copia de seguridad completa inicial, las copias de seguridad incrementales reducen su tamaño y tiempo; del mismo modo, la eliminación de datos duplicados y la compresión también hacen el proceso más eficiente.
Sin embargo, las aplicaciones especializadas, como las bases de datos (por ejemplo, Microsoft SQL Server), pueden verse afectadas debido a los largos tiempos que toma hacer las copias de seguridad. En este caso, lo ideal es hacer las copias de estas aplicaciones dentro de los tiempos de mantenimiento o durante los períodos de poca actividad.
Esto tiene que ver con la velocidad del almacenamiento en línea y el ancho de banda de internet. Restaurar todo el servidor después de una falla o daño puede llevar más tiempo, pero la restauración de archivos individuales es rápida. Lo importante es asegurarse de cumplir con sus objetivos de tiempo de recuperación. Si esto no es posible, puede considerar hacer copias de seguridad híbridas en sus servidores críticos y enviar las copias tanto a la nube como al almacenamiento local. Tener dos copias le permite hacer restauraciones locales rápidas (sin depender del proveedor de la nube ni de la disponibilidad de internet) y conservar la ventaja de la protección del almacenamiento en otra ubicación para la recuperación después de un desastre.
Si ejecuta las copias de seguridad durante el horario laboral, el uso intensivo de internet afectará el rendimiento de todas las actividades que requieran internet. Necesita controlar el ancho de banda de su internet configurando reglas de uso, de forma que su conexión no esté saturada en los horarios donde se necesita para llevar a cabo otras actividades comerciales importantes.
Para las empresas y corporaciones, los dispositivos de almacenamiento en línea son soluciones sólidas; sin embargo, las soluciones privadas pueden ser bastante costosas para las pequeñas empresas.
Tenga cuidado con el manejo inadecuado de las credenciales de inicio de sesión, ya que si las extravía y alguien obtiene acceso a su id. de usuario y contraseña, puede acceder a su cuenta. Debe usar contraseñas complejas que nadie más pueda adivinar y evitar guardarlas en dispositivos como discos duros o memorias portátiles. Por último, si olvida las credenciales, recuperarlas puede ser un proceso engorroso.
El soporte al cliente no ha sido uno de los puntos más fuertes de muchos CSP, por lo que debe analizar en detalle los términos y acuerdos de la empresa, así como sus foros en línea y la sección de preguntas frecuentes.
Incluso si tiene una buena relación con su CSP, siempre habrá un problema: un tercero maneja sus datos. Esto significa que tendrá un control limitado sobre los datos si opta por un CSP público. También existe el problema de la propiedad, ya que después de migrar sus datos a los servidores del CSP, puede ser difícil determinar quién, entre usted y la empresa, es el propietario de la información.
Como su nombre lo sugiere, la nube híbrida combina las soluciones de nube pública y privada en un tipo único y personalizable de almacenamiento en línea que ofrece las ventajas de ambos. Con esta solución, las aplicaciones y los datos pueden moverse libremente entre nubes públicas y privadas cuando sea necesario, lo que ofrece una mayor flexibilidad.
La mayoría de las empresas pueden usar la nube pública para algunos aspectos de su trabajo que no son confidenciales, como los correos electrónicos. Sin embargo, estas empresas aún necesitan un servicio de nube privada para almacenar sus registros de datos, de ahí la solución de nube híbrida. Estas son algunas ventajas:
Por ejemplo, los bancos podrían adoptar el sistema de nube híbrida y tener sus cuentas de comunicación con el cliente almacenadas en una nube pública, pero los detalles de sus cuentas confidenciales almacenados en un servicio de nube privada.
El almacenamiento en la nube empresarial se convirtió en el método líder y preferido del almacenamiento de datos digitales, especialmente para las pequeñas y medianas empresas. Es más seguro que el almacenamiento local porque utiliza medidas de seguridad de nivel de la industria para proteger los datos. También es espacioso y rentable, accesible en todo el mundo, permite sincronizar y compartir archivos rápidamente, y evita la pérdida de datos.